文明礼仪系列报道之职场礼仪秘书是我们“贤内助”(组图)

http://www.sina.com.cn 2005年08月15日01:42 北京娱乐信报

　　本期主题：秘书、文员

　　360行，状元我来说

　　现在，几乎每个单位里都有这样一个职位，有的将其称之为秘书，有的称之为文员。而当说到这种职业时，一些人就会做出一些想当然的评价，认为他们的工作就是端茶送水、打印材料、接听电话之类的小事儿，是谁都能做的简单差事。但实际上，这却是一种偏见或者说是一种片面的看法。因为，一个好的、称职的秘书与一个单位、部门工作的高效率是分不开的。换句话说，正是有了一个认真负责、用心工作的好秘书，单位各项工作之间的衔接、沟通才会更加顺畅。

　　不久前，一个朋友对我大发了一通感慨，这种感慨恰恰来自于他们单位的文员、秘书换人了。这种更换的一个突出变化就是在开会的时候大家常常感觉到有些“捉襟见肘”。以前那位文员特别有脑子，开会前的会议通知，开会时的会议记录，会议结束后的材料整理、文件下发等很多协调工作都能安排得有条不紊。而新来的这位文员却让公司的人感到头疼：开会时人员通知不到位，在会议开始后才发现会议材料准备得“缺斤短两”。对于这样的一位“助手”，办公室的同事都感觉有些郁闷。

　　文员、秘书的配合帮办公室里这些繁忙的人们省了不少劲儿。信报记者王巍摄

　　在我的这位朋友的讲述中我们可以很明显感觉到秘书或者文员工作的好与差的区别，以及一位好的秘书或者文员对提升整个单位工作效率的意义所在。在平时的工作中，从接听电话、打印材料、预订机票这些小事到传达领导指示、做好解释沟通工作，秘书或者文员给我们的帮助可能只是很琐碎的，但却是方方面面的。

　　一名好的秘书或者文员除了需要具备较强的文字与语言表达能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力这些基本素质以外，还应该是耐心和细心的，在细碎的工作面前他们不因繁杂而混乱，在琐碎的工作中他们不会因为繁多而遗忘；领导的指示他们可以完整、准确地传达给相关部门，工作人员的需求他们也会及时地反映给领导。无可否认，秘书或者文员是我们的“贤内助”，他们的付出让我们在工作中除清了很多障碍。

　　张渊源

　　链接

　　秘书的职业守则

　　忠于职守，自觉履行各项职责

　　办事公道，热情服务

　　兢兢业业，甘当无名英雄

　　服从领导，当好参谋

　　实事求是，讲究时效

　　奉公守法，不假借领导名义以权谋私

　　遵守纪律，保守国家机密

　　谦虚谨慎，文明礼貌

　　刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质

　　钻研业务，掌握秘书工作各项技能

　　——摘自《秘书国家职业标准》

　　职场故事

　　我们有很多“公共习惯”

　　在北京市的一家台资文教公司里，有一个由7个人组成的电脑部，从开始工作到今天的三年多时间里，他们7个人之间形成“公共习惯”，这个有自家兄妹一样感情的“家”留住了大家的心。

　　午饭，每天的“家庭”聚会

　　因为工作单位离家比较远，再加上工作任务比较繁重，所以办公室成员每天中午都是在单位附近吃饭。不知道是谁的主意，7个人不知不觉的每天中午都会一起出去吃饭，在饭桌上聊天、讲笑话、解忧愁。这个不成文的“习惯”一坚持就是三年多时间。“他们这个团队很让我们羡慕。”在同一家公司上班的小王告诉记者，他们公司电脑部的成员，无论是工作中还是在私下的生活中，总显得非常默契，也总能带来一种同事间少有的亲密感，这让他非常羡慕。

信报记者黄宇摄

　　严谨，我们共同的性格

　　在这家公司，电脑部是一个举足轻重的部门。这个部门的文员们的工作并不轻松，不仅要负责汇总、管理公司的全部资料，还要负责整理公司全部进出货物的数据等，因此，这个部门可以算做是公司的传输心脏。如果它“瘫局”了或是出现了什么闪失，都将会严重影响公司的运行。电脑部的文员们工作压力之大可想而知，尤其是在销售旺季的时候，7个人从一上班开始神经就得绷紧了，下班后加班跟家常便饭似的。

　　紧张工作中的这7个人跟在午餐桌上笑声连连的那群快乐天使们似乎是完全不同的两群人。他们每个人都用心做好自己的工作。在进行情况交流的时候，他们使用的是尽可能短的语句和尽量小的声调，就是怕对自己的同事造成干扰，千方百计地避免任何发生错误的可能。在销售淡季，电脑部的工作压力相对会变得轻松一些，他们在上班的时候会有一些闲暇时间。虽然每个人对这些时间的处理方式不同，但是，他们7个人却都信守着不成文的传统：一、不串岗聊天；二、不用电脑聊天或者玩游戏。

　　信报记者翟烜黄宇图说礼仪

接听电话时别刨根问底

工作时间别抱着电话聊天

如果你复印的资料数量多就请后面的同事先复印

同事的ＱＱ别“探秘” 尹戈绘

　　双语礼仪

　　A Whole New Day

　　全新的一天

　　下面让我们来看一下一位秘书小姐在上班第一天的情况。

　　Ａ：ＧｏｏｄｍｏｒｎｉｎｇＭｉｓｓＦｏｒｄ．

　　Ａ：早上好，福特小姐。

　　Ｂ：Ｇｏｏｄｍｏｒｎｉｎｇ

　　Ｂ：早上好。

　　Ａ：Ｔｈｉｓｉｓｔｈｅｆｉｒｓｔｄａｙｆｏｒｍｅｔｏｗｏｒｋｈｅｒｅ．

　　Ａ：今天是我在这里工作的第一天。

　　Ｂ：Ｉｈｏｐｅｙｏｕｗｉｌｌｌｉｋｅｙｏｕｒｊｏｂ．

　　Ｂ：希望你能喜欢这项工作。

　　Ａ：ＩｔｈｉｎｋＩ＇ｌｌｅｎｊｏｙｗｏｒｋｉｎｇｗｉｔｈｙｏｕ．

　　Ａ：我想我会喜欢与你一起工作的。

　　Ｂ：Ｉｈｏｐｅｓｏ．Ｎｏｗｌｅｔｍｅｔｅｌｌｙｏｕｙｏｕｒｄｕｔｉｅｓｈｅｒｅ．

　　Ｂ：希望如此。现在我告诉你在这里的职责。

　　Ｂ：Ｙｏｕｒｍａｉｎｄｕｔｙｉｓｔｏａｎｓｗｅｒｔｈｅｐｈｏｎｅｃａｌｌａｎｄｔｒａｎｓｆｅｒｔｈｅｍｔｏｔｈｅｐｅｒｓｏｎｗａｎｔｅｄ

　　Ｂ：你的主要职责是接听电话并把他们转给要找的人。

　　Ａ：Ｉｓｅｅｗｈａｔｉｆｔｈｅｐｅｒｓｏｎｗａｎｔｅｄｉｓｏｕｔ﹖

　　Ａ：明白了，如果要找的人不在呢？

　　Ｂ：Ｉｎｔｈａｔｃａｓｅ，ｙｏｕａｒｅｓｕｐｐｏｓｅｄｔｏａｓｋｔｈｅｃａｌｌｅｒｔｏｌｅａｖｅａｍｅｓｓａｇｅ

　　Ｂ：如果是这样，你应该请对方留言。

　　Ａ：ＩｓｔｈｅｒｅａｎｙｔｈｉｎｇｅｌｓｅＩｓｈｏｕｌｄｄｏ﹖

　　Ａ：还有其他的事情要我办吗？

　　Ｂ：Ｙｅｓ．ｙｏｕａｒｅｒｅｓｐｏｎｓｉｂｌｅｆｏｒｋｅｅｐｉｎｇａｌｌｔｈｅｆｉｌｅｓｉｎｏｒｄｅｒ．

　　Ｂ：是的，还要负责整理档案。

　　Ａ：Ａｌｌ center．

　　Ａ：好的。

　　Ｂ：Ｉｆｙｏｕｈａｖｅａｎｙｑｕｅｓｔｉｏｎｓ，Ｉ＇ｌｌｈｅｌｐｙｏｕ．

　　Ｂ：如果你有什么问题，我会帮助你的。

文明礼仪系列报道之职场礼仪 秘书是我们“贤内助”(组图)

文明礼仪系列报道之职场礼仪秘书是我们“贤内助”(组图)