如何筹办慈善晚宴

　　慈善晚宴通常每年度举行一次，类型包括简单而常见的“签名”活动和大型宴会，晚宴期间通常有一些演讲、颁奖、表演、拍卖、抽奖、播放突出NGO成就的影像等节目。

　　举办慈善晚宴，从工作流程来说，通常包括以下环节：

　　1、组建晚宴委员会

　　(1)找4-5名志愿者加入委员会。注意：至少有1到2人曾经组织过类似活动。

　　(2)设定活动日期，准备主要任务清单、预算和时间表。

　　(3)组织分委员会负责小活动，例如抽奖、广告册和贵宾接待；如果是大型晚宴，则需要设立多个部门。包括：

　　*名誉委员会：允许该活动借用其名或进行捐赠的知名人士，与之联名发邀请的其他人或企业(做的事很少，甚至不会参加活动)；

　　*宣传委员会：联络新闻界，并通过宣传册、网站和邮件等方式进行宣传；

　　*资料委员会：负责撰写和设计邀请函以及节目、宣传册、视频短片等资料，确保外观和内容的统一(可并入宣传委员会)；

　　*事务委员会：负责具体细节，包括交通、食物、饮料、鲜花、停车、音响、翻译等等。应该分工明确，以避免误会；

　　*邀请函委员会：负责邀请函列表并负责按时发出(可并入事务委员会)；

　　*赞助委员会：负责筹募拍卖品、向企业界提供不同的赞助方式，包括餐桌冠名权、承担活动的部分费用(将其名字展示在醒目位置)；

　　*后勤委员会：负责活动当日的物品，诸如装饰物、登记、排座、问题、清洁以及租用物的取得和返还(通常包括其他委员会的成员)。

　　2、招募专门活动的志愿者

　　任务清单、预算和时间表获批准后(可能会花一个月的时间), 晚宴委员会必须招募足够的志愿者来组织活动；

　　提示：委员会的规模要小，以便于开展工作，同时应有固定的报告时间和期限；尽量使活动组织有序，活动过程有趣，保证部分成员下次继续连任(非常重要!)。

　　3、提前得到款项

　　最理想的活动是付费参加的，在活动当晚之前已经获得了现金。如果赞助者提前付款，参加人员提前购票，广告册中的赞助者提前付费，这样则活动当日所筹得的款项尽可能大部分都将是纯收入。

　　4、活动当日

　　(1)重温主要任务清单。(建议对活动进行预演，确保每个细节都考虑到，尤其是视频、音频等设备)；

　　(2)从参与者的角度考察活动：现场时签到是否快速准确?是否有人迎接并引导他找到座位?节目是否太长？中间有没有中断？节目是否有趣、感人或简洁?食物和服务如何?娱乐活动怎么样?诸如此类。

　　(3)至少提前两个小时到达现场。最后时刻要关注细节，例如装饰物是否安放好，节目是否准备好，每桌是否放有装捐款的信封，检查音响系统。

　　5、活动之后

　　(1)撰写专门活动评价报告；

　　(2)计算收入并支付账单；

　　(3)对做出贡献的人写感谢信：志愿者、理事会、员工、赞助者、供应商、提供场地者等等。

　　(程芬根据“温洛克民间组织能力开发项目之筹资策略”整理)