毛福民：将电子文件管理纳入信息化发展战略

　　毛福民（中央档案馆原馆长、国家档案局原局长）

　　据中国档案学会组织的《电子文件管理机制研究》课题组研究报告，我国电子文件快速增长，应用领域不断扩大。2007年，接受课题组抽样调查的55家中央机关及其直属企事业单位（以下简称“中央单位”）生成的电子文件数量已经占其全部文件数量的72.7%。

　　电子文件是数字时代人类活动的主要记录，是人类文明的重要载体，电子文件的流失，将威胁中华文明的传承。电子文件是信息化建设的产物，电子文件的管理水平制约信息化建设发展。

　　但目前我国电子文件管理中存在一些值得重视的问题，主要表现在三方面。一、电子文件流失现象比较普遍，已经开始危及国家历史和民族记忆的延续。调查发现，在接受调查的中央单位中，42.2%的电子文件没有以任何方式有效保存。74.4%的单位没有采用任何措施存留数据库文件、电子邮件、音频文件、视频文件、多媒体文件、超媒体文件、网页文件等类型的电子文件。一些留存下来的电子文件因管理不善而无法读取。过去三年间，已有22.5%的中央单位不同程度地出现过电子文件不可读现象。二、电子文件功能效力不完整，严重损害包括党政机关在内的各种社会组织以及公民相关社会活动的有效性。调查发现，因为相关法规制度不健全、电子文件元数据不完整等原因，一些单位其自身生成的电子文件无法独立发挥文件的功效。缺乏真实性保障的电子文件并不能行使文件的功能，无法成为人们处理各种事务的有效工具和可靠依据。三、电子文件保密安全现状堪忧，已经开始威胁国家安全和利益。调查发现，许多单位的电子文件大多由形成部门或个人自行保管、自由处置。

　　研究报告认为，我国电子文件管理存在上述问题的主要原因在于：认识落后，观念守旧，缺乏足够的风险意识和效益意识；分段式管理模式造成组织体制不顺，管理效能不彰；电子文件科学管理所依托的技术支撑体系薄弱。

　　我希望中央和国家有关部门对电子文件管理问题高度重视。建议将电子文件的管理纳入国家信息化发展战略框架。鉴于近几年来，我国一些地方已经在本级国家综合档案馆成立了区域性电子文件中心，使这些地方的电子文件得到了一定程度的集中有效的管理、保存及利用。为切实加强中央级电子文件管理，同时从源头上规范全国电子文件管理，建议中央和国家有关部门成立中央级电子文件中心。（马达）