第13期（总146期）

　　主题：职业经理人的高效时间管理

　　时间：2009年7月18日

　　地点：广州市天河岗顶（好又多超市旁）侨鑫教育大楼附楼605室

　　策划：蒋江敏（新快报经济新闻中心副主任）梁锡崴（广移教育服务有限公司）

　　嘉宾：盖烈夫◆企业管理专家、广州中孚集团董事长/总裁

　　■新快报记者 骆智冕 实习生 莫碧婵 彭婷/文 冯雪晴/图

　　科学家富兰克林说过，你热爱生命吗？那么别浪费时间！因为时间是构成生命的材料。如此看来，在瞬息万变的时代之中，在纷繁复杂的企业管理之中，浪费时间、不懂得如何高效管理时间便会成为职业经理人的阿喀琉斯之踵。

　　企业管理专家，广州中孚集团董事长、总裁盖烈夫指出，时间管理的奥秘在于“管好你自己”。他认为巧妙安排时间、合理利用时间、提高时间效能、充当时间的主人、使人们对时间的使用从被动的自然经历与随意打发，转到系统地、集中地、有计划地、有目的地主动分配使用，以进行高效能的富有创造性的劳动。

　　时间节约空间可达75%

　　时间管理是一门生命艺术。“艺，指的是技能、技巧和素质。术，指的是把技能技巧和素质通过一定的方法使之发挥出来。”时间管理艺术，首先就是生命管理的艺术。能够管理时间的人，就能很好地管理自己的生命。

　　盖烈夫表示，假如说人生全部时间都是由宇观层、宏观层、常观层和微观层四个层次构成的，那么研究星系天体的宇观层，研究考古、气象、生物、地质、大时间系统的宏观层，以及探索基本粒子的微观层这三个层面，我们都无需浪费时间去研究，我们最需要花时间研究的是常观层，它包括生活时间、工作时间和闲暇时间，而人的生命就在这三个时间中度过的。这样一来，我们的生命就减少了75%的浪费，便可以用这些时间去做应该做的事情了。

　　除了时间的结构，时间的特性也为管理带来思考。我们要利用时间的永恒性和连续性去开发我们对愿景的认识和对目标的达成。时间的有限性和瞬间性让我们明晰珍惜时间的重要性。时间的顺序性告诉我们，工作应该是有顺序的，在企业管理中体现为程序化和流程化。不可逆转性则提醒我们要向前看，风物长宜放眼量。另外，在均等性的条件下我们要讲究时间的效能，认识到时间有流逝性。

　　在琐碎生活中节约时间

　　人的一生之中有五种时间要打理：工作时间、生理时间、自由时间、增值时间、损失时间。而根据盖烈夫较为独到的看法，从另一角度粗略计算，人生大致只有三万天。“每一万天都有不同的用途。”他介绍道，第一个一万天从0岁到25岁，最后一个一万天从60岁一直到生命结束，在这两个一万天中，人们做的只是消耗社会资源。而中间的一万天才是我们真正的人生，在这一万天中，按每天工作八小时来算，加起来工作的时间不过是10年到12年不等。我们只是用了不到三分之一的时间来为社会做贡献，而不是通常所说的一生。因此，“认识时间就是认识人生的价值”。

　　“时间是构成生命的原材料；没有一种不幸可与失去时间相比更可悲；我们保持不了永远青春的动力，但我们却可以用青春的能源保持我们永远的美丽和活力，”盖烈夫强调，时间是瞬间即逝，要将时间的效率最大化。

　　既然如此，尽可能节约时间来将工作效能最大化，使人生的价值最大化也便成为了管理生命的意义所在。据盖烈夫介绍，其实在日常琐碎的生活中节约时间的方法就有十种之多，像克服电话干扰、消除推销员等不速之客、取消无效会议、有效授权管理、克服经常救火、克服条理不清、学会说不可以等等。

　　例如在取消无效会议方面，盖烈夫巧妙地总结了无效会议的六大特点：“无事而议、议而不决、决而不行、行而不果、果而不佳、佳而不得”，并且由此延伸得出如果每个员工的效率提高5%，企业整体的效率就能翻倍的结论。此外，在克服经常救火上，盖烈夫表示，这要求职业经理人要时刻警惕达摩克利斯之剑的存在，“应该有问题意识，要有预测问题、发现问题、思考问题、解决问题、杜绝问题，防止类问题再次发生”，而不是头痛医头，脚痛医脚，充当消防队长。

　　从简单个人到管理者，时间的均等性决定了每个人都需要对时间进行管理。而由于管理者需要领导一个团队，因此在这方面更需要达到效率最大化。盖烈夫就为管理者展示了一个相关的时间分配法，对基层领导合理的时间管理比例制定了一个标准：人际关系协调的时间占30%，专业技术操作的时间应占60%。“但是在现实生活中，有的基层领导人用于协调人际关系的时间占了40%，而专业技术操作的时间却仅占10%，这样的领导团队的操作显然十分不当的。”

　　从紧急重要的事情开始

　　时间就如手中的沙砾，总是一眨眼就流逝了。也许不少人还会觉得自己的时日还多，还可以再等等，而这无疑是时间管理的大忌。如果不能在日常生活中时刻注意节省一点一滴的时间，“不妨假设一下，今年是你生命中的最后一年，计划一下这一年打算如何去度过。想一想自己还有多少目标没有达成，不如把最重要的几个提前到今年。”盖烈夫建议，主宰不了自己时间的人，可以尝试下生命倒计时法，这也是常用的一种时间管理方法。他说，用这个方法要像写日记一样，每天记录下自己一天的感受：首先对今天的生活做出价值评价，是很有价值，较有价值，小有价值还是没有价值；再对一天生活的心情给出评价，十分愉快，比较愉快，还算愉快或是不太愉快；最后，开始倒数自己的生命。在生命的最后一年，我已经度过了多少天，还剩下多少天。鼓励自己，时间不多，要时刻提升价值，保持愉快。

　　与此同时，盖烈夫表示，还要注意自己的生理节奏。因为每个人都会有精力最旺盛的时刻与疲劳的时候。不会调节的人，往往就会适得其反。因此，要注意研究自己精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事。还要注意研究自己注意力集中的时间有多长，在这段时间内解决最重要的问题。该休息的时候一定要休息，但要注意，应该在感到疲倦之前就寝，这样每天清醒的时间，就多增加了一个小时。

　　盖烈夫还提到，即使这样，不会安排自己的工作也难以效率最大化。“其实，世界上到底有多少工作要做呢？不外乎四件事情。”盖烈夫将这些归纳为了紧急的事与不紧急的事，重要的事与不重要的事。他说，将这四件事加以整合便可以使自己的工作充满秩序性。每天第一件事做紧急的事，接着紧急但不是那么重要的；再到重要的但不紧急的，最后再做不重要不紧急。“而这个不紧急不重要就是例行之事、常务之事、日常之事。但现在往往有人将这类事放在了每天工作的首要位置。”盖烈夫说，这个法则告诉我们要做有价值的事情必须从紧急重要的事情开始。盖烈夫建议经理人都学习一下艾维·利时间管理法：

　　1．写下你明天要做的6件最重要事情；

　　2．用数字标明每件事情的重要性次序；

　　3．每天早上的第一件事是：做第一项计划好的工作，直到完成或达到要求；

　　4．然后再开始完成第二项、第三项……

　　5.每天都要这样做，养成习惯。

　　持之以恒，时间管理的效率必然更上一层楼。

　　精彩问答

　　问：有什么可以将做计划时化简为繁，行动时化繁为简的行之有效的方法？

　　答：考虑问题时要把简单的问题复杂化的方法有很多，比如思维导图法：画一个树状图，要解决的问题就是树干，解决方法的每一步都是树枝，一步一步下去，树枝越多，最后得出的结果肯定就是最简单的。思考如何做时化简为繁，行动时化繁为简就显得很重要了。

　　要学会跟时间打招呼：早上起床向刚刚升起的太阳说声“hello”，跟它说今天的时间是我的；太阳下山时，再跟太阳说声，今天我收获了，我进步了。

　　主持人语

　　管理时间就是管理生命

　　在时间面前人人平等，每天24小时，平均每个人大概可以活3万天；可时间对每个人又是不公平的，因为有些人一生里能做成很多的事情，有些人却无所事事或一事无成，还有一些人虽然做过的事情不多，但却能让自己在历史上留下辉煌的一页。

　　时间是个很深奥的哲人，要真正读懂它并不是一件很容易的事情。进而要管理好它，那就更是门学问了。

　　盖烈夫老师说管理好时间的真谛其实就是管理好自己，职业经理人要做时间的主人就应该视时间为生命，用价值去衡量时间的存在意义。如此而言，管理时间就是管理生命了！

　　时间这个东西也最像风，一阵风吹过之后就没了，过去的时间是不可以重来的，但时间可以通过积累来留存在记忆中，沙龙上盖老师介绍了多种管理时间的心得体会，像以效率创造时间、用新生重获时间、用快乐繁衍时间、用价值换算时间等等，都是对时间本质的认识与处理心法。

　　节约时间就是珍惜生命，创造时间就是延伸生命。

　　本周沙龙预告

　　主题：创新思维与案例分析

　　主讲：美国美联大学博士生导师金井露教授

　　时间：7月25日（周六）晚7时

　　管理精英俱乐部期待您的加入

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