路为民

　　一、传统的“立卷”存在的弊端

　　国家档案局于2000年12月颁布实行的《归档文件整理规则》，是我国机关档案工作改革的一项重大举措。这一《规则》的实施，对传统的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革，即以“件”为单位进行档案的整理，取代以“卷”为单位的整理方式，从本质上讲是用客观标准取代主观标准，使归档文件整理更符合文件运转的客观规律，使档案改革成为必然。

　　随着科学技术的发展，数字化、网络化、电子化成为社会发展的必然趋势，并已渗透到我们社会生活的各个方面。传统的立卷方式应用起来繁琐、复杂，效率低下，具体表现在：

　　1.传统的立卷方法有严格、复杂的内在要求。“立卷”要根据文件之间的特征和文件之间的相互联系，不允许把文件之间的这种关系割裂开来，因此传统的整理方法让人感到标准难以掌握，工作难度大，所以，从客观上讲传统的“立卷”方法难免会出现差错。

　　2.滞后的时间要求影响档案工作的发展。传统的档案的整理需要放在年终来完成，只有当所有的各个方面的材料全部完整的集中起来后，“立卷”这项工作才能进行。

　　3.传统的“立卷”方法适应不了快速发展的计算机的管理要求。传统的“立卷”方式没有固定的模式，在“立卷”的过程中也往往因人而异。因而在档案的管理上很难有一种完全统一的计算机管理模式来进行统一管理。

　　以上的种种分析表明，随着计算机的普及，办公自动化已成为可能，传统的“立卷”方式已经不能满足时代的要求，改革已经是必然的趋势。

　　二、档案工作改革后更具科学性

　　新的《归档文件整理规则》其核心内容是：对传统的归档文件整理方法——“立卷”进行改革，推进文件级整理，即以“件”为单位进行整理，取代以“卷”为单位进行整理。“件”是文件制发、传递、处理等文件运动中客观存在的形式，而“卷”则是根据文件之间的内在联系，为了保管、利用等条件组合在一起的一组文件，是人们赁主观经验对文件进行事后加工整理的产物。“件”取代“卷”作为归档文件整理的基本单位，是用客观标准取代主观标准，更符合文件运动的客观规律。因此，从根本上说，按照客观标准对归档文件进行整理比以往的“立卷”方法更具科学性。具体表现在：

　　1.更符合档案整理的基本原则。档案整理的基本原则要求整理档案必须遵循档案文件的自然形成规律，保持文件间的有机联系。而按照《归档文件整理夫则》的标准对文件进行整理就是以归档文件固有的内在的或外在的基本特征为标准进行整理，这就充分遵循了档案的自然规律，减少了主观随意性，符合档案整理基本原则的根本要求。如《规则》中以“件”为单位对档案进行整理，是文件在档案的整理过程中，即使不同的人来完成这项工作，其结果都应该是相同的。这是因为客观标准是来源于文件的自身固有的或是在运行过程中产生的特性，是不以人的意志为转移。因此，运用客观标准进行整理比用主观标准来整理更具有确定性。

　　2.文档一体化的管理。随着大量电子文件的产生，文件与档案的界限越来越模糊，新的《规则》要求按“文件级”的方法整理档案，就使得文书工作与档案工作有可能融为一体，更为文档一体化管理提供了条件和平台。我们应抓住实施《规则》的契机，积极探索以“件”为单位的档案整理方法，促进文档一体化的管理方法，逐步实现文化、档案住处的资源共享，实现住处的一次输入，多次利用。还可真正做到文件随办随归，减轻了集中归档的压力和工作量。

　　3.有利于整理手段的现代化。整理手段的现代化是指运用电子计算机等现代化技术手段代替人工操作来整理文件材料。我们知道，“件”、“年度”等客观标准便于计算机的识别和加工处理，因此，按照《规则》中规定的以“件”为单位来整理文件材料，完全可以由计算机来进行操作，从而实现整理手段的现代化；而“卷”、“问题”、“保管期限”等档案管理方式，计算机是很难识别的。

　　总之，《归档文件整理规则》的颁布和实行，已经成为档案发展的必然要求和发展趋势，它将成为档案管理工作的新的起点。稿件来源：生活时报

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