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削减成本不裁员

http://www.sina.com.cn 2003年12月17日17:11 青年参考

  即便在一帆风顺的日子里,大多数公司也是需要削减成本的。至于如何削减成本,大部分管理人员都会选择裁员这柄利斧,这样做常常会赢得资本市场的一片喝彩。3年前伊士曼柯达公司宣布裁减1万名员工,使每年的工资成本降低4亿美元,结果在随后的短短几天时间里,股价大幅飙升,市值迅速增加20亿美元。回顾过去10年,类似的例子可谓不胜枚举。

  削减成本完全不必令如此多的人痛苦。过去13年里,我曾经为多个行业的200多家公司做过咨询顾问。根据这些年的咨询经验,我发现公司可以通过精确地削减资本支出创造出更可持续的价值。那么,具体如何操作呢?是推迟或取消巨额支出项目吗?不,因为这些项目在公司预算总额中所占比例通常还不到20%。我们应该关注那些预算支出小的项目,对这类项目做出严格审慎的评估,因为这类项目往往不经审查就会得到批准,而且事实也常常证明,这类小型项目要么是没有实施的必要(有时只是其他项目的重复),要么是夸大了资金需求。但管理人员大多没有时间、精力或兴趣过问此类小型项目,而事实上这应是他们的一项重要职责。

  审慎评估小型资本预算项目的方法十分简单易懂,只需提出8个问题,便能取得巨大的回报。通过削减资本预算,公司可以大幅增加现金流量,对市值产生重大影响。如果有些公司坚持将资本支出预算削减15%的话,它们的市值可提升30%之多。而且更为有利的一点是,它们无须裁员,不会造成人才流失。加强对小型资本预算项目的关注,企业就会出现少见的双赢局面。

  下面,我们将详细了解小型资本预算项目评估中的每个阶段和需要相应提出的问题。你对这些问题肯定不会陌生,但你可曾对一项不足500万美元的决策提出过这类问题呢?你可能会回答“从来没有过”,这就说明你的公司很可能一直处于超支状态。

  为什么小型资本预算项目会出现问题

  高级管理人员可支配的时间有限,因此他们往往认为把重点放在大规模投资项目上才能最好地服务于公司。这么做没有什么不妥,大型资本预算项目的投资常常具有重要的战略意义,但这会导致他们不经审查就批准小型资本预算项目,而这类项目在公司资本预算总额中所占的比例常常高达80%。

  不经审查就批准小型资本预算项目往往会造成浪费问题,因为准备这类项目提案的人员一般缺乏必要的经验或知识,很少能做出合适的项目计划。出于种种原因,各个职能部门的经理们也总会提出超出实际需求的资金要求。一般来说,提出小额资本支出请求的多是工程技术人员。常常由于他们最良好的敏感特性所决定的,工程技术人员通常十分注重可靠性,备用资源和新奇的技术。在可以选择的条件下,他们会给项目配备最先进的供给和设备。

  并非只有工程技术人员才会造成浪费,组织中的中低层员工厌恶风险的态度也会导致超支出现。一线经理不希望由于订购的备件数量太少而受到指责,因为备件数量少会在某台关键设备发生故障时造成产品短缺。

  要求提供正确的信息

  所有波士顿人都知道,新英格兰蛤蜊杂烩汤的烹饪方法可谓五花八门,但不论具体采用何种方法,蛤蜊、牛奶和土豆这三种原料总是不可或缺的。资本支出与此非常相似,当部门经理们准备项目预算提案时,他们都应问问自己以下这3个问题:

  这是你的投资权限范围吗?有时,业务部门经理会超越自己的权责范围,提出本应由其他人员、甚至是其他公司提出的投资建议。

  真的必须要新的吗?如果买得起新车的话,大多数人都会选择开新车。在考虑是否购买新机器时,管理人员也会表现出类似的心态。他们会出于本能提出购买新机器,因为他们认为老机器需要大量维修。公司应要求业务部门经理对所有可选投资方案进行核算,这些方案包括继续使用现有设备或购买二手设备。长期以来,经理人员的分析往往局限于购买新机器是否经济合算。但即使购买新机器是经济合算的,通常还会有另一个更能节约成本的购买方案。

  我们的竞争对手在遵从各类规定方面是如何做的?管理人员们必须为遵从环境、卫生和安全等各类规定而做出一定的投资。这时,他们往往担心一旦什么地方出了毛病,自己会因投入不足而受到指责。这种有时近乎失去理性的担心会使他们无法以应有的思维清晰度和想像力进行思考,找到既符合规定又节省资金的有效方法,于是他们就夸大投资预算。事实上,公司应像对待税负一样严格地制订此类费用计划。既?翊痈骼喙娑ǎ忠焕朔炎式穑馊肥凳歉鎏粽健2棵啪砻峭ü炎约旱淖时驹に闾岚赣肫渌窘斜冉弦残砟芄徽绞ふ庖惶粽健?

  审核预算提案

  尽管通过要求下属提交合适的预算提案,高级管理人员能够避免大量浪费现象的出现,但总是会有一些漏网之鱼。在预算提案审核过程中提出以下3个问题将有助于发现漏网的多余预算项目:

  你做出的投资是否相互重复?在银行、电话公司以及其他业务众多,分布地域广的组织中,存在着大量资源闲置的现象。这是因为有不同部门的人员负责资本支出项目的计划和实施。这一问题导致的结果可能会十分严重。一家网络公司在审核开支的过程中发现,服务器网络的额外容量竟然高达70%。原来网络设计人员已经额外预留了30%的服务器容量,但一线工程师并不知情,为了确保有足够容量可用,结果又另外安装了许多服务器。要发现这类不必要的资本支出,管理人员就需要检查各个决策人员在项目交接时是否做了良好的沟通。如果各个决策人员没有开诚布公地定期交换信息,那么就意味着公司很可能正在为重复投资而耗费大量资金。

  是否充分理解了利润与资本支出之间的平衡关系?在有些公司,尽管管理人员们事先经过再三考虑,最终还是会提出购买新设备的要求。这通常是因为这些公司将收益置于业绩衡量标准的首位。这种财务做法会使公司深受其害。以一家电信公司为例,该公司的网络设计人员坚持使用特粗的电线杆,并指明电线杆的间距要比相关法律所规定的距离短5英尺。他们宣称,这样做可以更好地防止暴风雨中树杈掉落对信号传输系统的影响。当被问及公司为何不选择修剪树枝的办法来解决这一问题时,这些工程技术人员回答称,修剪树枝所产生的成本会降低公司的利润,而额外资本投资则不会,因为后者不反映在公司损益表上。我们将修剪树枝的额外维护成本与加强信号传输系统的成本进行了比较,发现后者所投入的资金要多好几倍。

  是否存在预算操纵的迹象?大型公司常常出现预算操纵的现象,因为高级管理人员在监控资本支出时,一般只是查看各部门的支出水平是否与其预测的相当。在这类公司中,部门经理可能不愿提议削减本部门的资本支出,因为他们担心日后需要增加预算时,公司总部不会慷慨解囊。另一方面,他们或许还会担心,如果以后向公司索取的资金太多,可能会受到公司内部审计师的严格审查。因此,他们可能试图通过几种途径操纵预算。其中之一就是将资本支出预算与年度运营支出预算混在一起,使资本预算常年保持很小的波动幅度。另外,他们还可以通过年末加减的办法———当管理人员意识到自己要求的预算资金用不完时,他们就开始将一些不必要的费用加进来补足缺口。例如,他们以敞篷小货卡的挡泥板凹陷为由要求公司换新车。如果公司高级管理人员不怕麻烦,在年内对这类小的投资决策向各个部门的经理们提出质询,就能够防止他们操纵预算。

  重新审视业务流程

  当部门经理们开始使用他们的预算后,高级管理人员应当再次审视为提高公司支出效率而建立的程序,确保其发挥应有的作用。以下这两个问题将有助于公司高级管理人员发现许多隐患:

  我们是否充分利用了共享资产?对于拥有大量共享资产的网络式企业来说,如汽车租赁公司、航空公司、电力公司、事业公司、电信公司、互联网服务提供商等,它们迟缓的官僚程序对支出的影响很大。以一家电信公司为例,该公司投入了数百万美元购买新的服务器,而根据它的网络增长速度,实际上并不需要购买新服务器。事后,管理人员发现,这是因为拆除和重新配置多余服务器的程序耗费的时间太长而导致的,这些服务器在成为多余资源的第二年才出现在公司的多余资源清单上,而公司做预算时没有考虑到还有一些多余服务器可以使用。对于高级管理人员来说,发现此类情况的一个最好的办法,就是检查共享资产的实际利用程度,而不是仅仅查看多余资源清单就行了。如果共享资产在大部分时间里都没有得到充分利用,那么你就必须重新审视公司的各项程序。

  我们的资源利用衡量标准是否足够缜密?有时,公司用于确认是否需要增加设备投资的衡量标准是造成超支的直接原因。如果此类衡量标准不够缜密,管理人员就可能高估设备或网络的资源利用情况。例如,一家电缆公司就曾出现过这种情况。根据该公司的资源利用衡量标准,只要有一条光纤传输信息,那么整束光纤就被认为是得到了充分利用,实际上每条电缆有3束光纤,每束光纤有11条光纤,所以按这公司标准,只要有3条光纤在传输信息,那么一条有33条光纤的电缆就被认为是得到了充分利用。因此,该公司安装的电缆自然而然就会比实际需要的多得多。

  实施支出审计

  正所谓百密难免一疏,即使最为审慎的预算流程也可能出错。而且,在互联网之类的瞬息万变市场上,如果公司在制定资本支出决策时耗费太多时间进行研究分析,就有可能在竞争中落败。因此公司管理人员需要定期审计各个部门的资本支出,以弥补预算监督不足。

  让相关部门人员参与。许多公司都将资本支出的审计职责委派给财务部门,而后者常常以敌对态度对待被审计的业务部门员工。这种做法是错误的。公司在成立资本支出审计小组时,应该让被审计的有关员工参与。审计小组应直接由公司的某一位高级管理人员领导。

  有效的审计能够带来意想不到的结果。我们给一家电信公司做过咨询顾问,这也是我特别喜欢的一段经历。当时,在审核这家公司资本支出的过程中,我碰巧发现该公司有这样一条内部规定,即要求所有电缆应铺设于地下2米。为此,我询问了该公司工程部的负责人,他说将所有电缆铺设于地下2米的话,整个电缆网络就可以防御氢弹爆炸引起的热核磁脉冲。“很好,”我回答说,“但氢弹爆炸时,你的客户会怎么样呢?”结果,该公司将电缆的铺设改为地下1米,每年节省了8000万美元。如果你在公司的小型资本项目的预算流程中提出上述8个问题,并且实施审计,你很可能会挖掘出大量的“地下”宝藏。


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