奇迹在信息化中创造

　　本报记者 邓少华

　　20年前她是一个只有7个人的小五金厂，10年前生产电表时国内最大电表生产企业的规模是其500倍，6年前进入空调业时国内最大空调生产企业的规模是其1000倍。如今，她已是全球最大的电能表生产基地，空调产销量跻身国内前三甲，成为一家年销售额过百亿元、拥有员工1.5万名的中国500强企业。

　　她，就是被中国企业联合会评为中国最具成长性的民营企业———奥克斯集团。美国哈佛大学商学院将奥克斯作为研究中国民企的样本，这是继海尔之后第二家进入哈佛视野的中国企业。前不久，北京大学、清华大学等11所著名高校商学院又在奥克斯建立了MBA教学基地及案例采集中心。

　　“人们研究奥克斯现象的时候，总觉得奥克斯所创造的令人难以置信的奇迹背后有什么秘密武器。依我看，秘密武器就是信息化。”中国信息经济学会电子商务专委会副主任王汝林如是说。

　　著名经济学家魏杰教授说，国际上评价管理是否信息化有6条标准，奥克斯基本上都做到了，所以说奥克斯的管理信息化已经达到国际水平，在我们国家达到这种程度的企业不多。

　　奥克斯作为一家民营企业，前年与宝钢、联想、南航等一起跻身“中国信息化21家标杆企业”。

　　信息化，无孔不入

　　“奥克斯实施信息化的背景，是公司发展已到了非上不可的地步。当时产供销一条龙，无论是成本管理、人力资源管理、资源整合能力的积淀都非常厚重，传统的手工操作和经验主义这匹‘小马’，已经不能强劲地拉动企业这部‘大车’前进。”奥克斯集团总裁郑坚江坦言，“我们迫切需要引进一套先进的管理工具来固化并优化企业的流程，从而保障企业的长远发展。”

　　奥克斯选择了信息化。从4年前投资3000万元启动一个据称“成功率仅为20%”的项目开始，奥克斯在信息化领域已累计投资达到6000万元，先后引入了ERP（企业资源计划）、OA（办公自动化）、PLM（产品全生命周期管理）、EHR（人力资源管理）、CRM（客户关系管理）、渠道管理、电子商务采购平台、资金管理、设备资产管理、标准全文数据库等多个国际高端系统和软件；同时，自主开发了车费结算系统、计量器具管理系统、巡回检查系统、工资管理程序等20余种辅助系统。

　　制造信息化方面，用SAP软件实施完成了通讯、商用空调、进出口等公司从采购、生产、销售、财务到成本的整个ERP系统。管理信息化方面，用LOTUSNOTES平台开发完成了融合企业文化理念的办公自动化系统，实现了公司各项工作的效能考核及无纸化办公。

　　由于大多数企业管理者对信息化不在行，导致了许多惨痛的失败案例：一些企业在把软件开发商的班子引进门以后，开发商开发什么模块，他们就被动地使用什么模块；开发商提供什么软件，他们就被动地上马什么软件……奥克斯却是自己“拿主意”：凭借企业自身拥有一批信息化专家的优势，变被动为主动，要求软件开发商紧跟企业的需求搞开发，确保所有的模块和软件都具备极强的可操作性、能切实适用于企业的管理。

　　奥克斯信息化建设已深入到企业所有员工，实现全员化管理。集团副总裁王宗英形象地表述：“信息化已经来到每个人身边，彻底消化了，消化在企业每一个员工的心中”。

　　信息化，可以很“傻瓜”

　　在奥克斯的办公自动化系统里，公司的日常工作事务和业务资讯，被逐一细化分解为文件审批、合理化建议、行政事务、采购价格审批、财务报销、付款审批、共享平台等共20余大类80多个模块，设计成不同的模块后放置在OA主界面上。员工需要做的，只是点击进入，即可在相应模块中完成诸如任务分配、文件阅览、报告批复、信息报送、各类财务信息申报、邮件传递等工作。

　　奥克斯OA系统“傻瓜型”的主要秘密，源于它的两大特色———“表单式”和“提示式”。会议纪要、差旅费报销、价格审批等原本需要用大段文字说明并解释其流程、细则及注意点的众多规章制度，已全部改以表单形式出现在各大模块中。为使OA上这些表单的填写更加简易和准确，除表单本身在相应位置注释了简要的填写说明外，当员工在漏填或误填时，系统还会自动跳出对话框予以提示。譬如，一份来自下属的请示报告，在领导拟不同意的情况下，系统已设定在退回提交人时必须签署不同意理由；因此，若该领导在审批时仅确认“不同意”的选项而试图直接退件，系统即会提示“请填写退回理由”；除非遵嘱办理，否则该退回意见就无法发送成功。这种“提示式”的设计理念，让员工发现这些高科技工具在使用时其实并不复杂，相反还特别好用。

　　信息化，用“工具”管人

　　郑坚江认为，信息化是最好的工具。因为它能将奥克斯推行的“三讲”———“讲承诺、讲依据、讲对比”体现出来。

　　奥克斯员工很容易就举出例证来：“讲承诺”———所有的工作任务都有承诺完成时间；“讲依据”———在处理价格审批单时，有保存在系统内的历史数据可供参考，每位员工个人的能力水平和绩效表现也均记录在案；“对比”———各公司、各部门乃至每位员工在任何一时间段内的奖罚情况、合理化建议的报送和采用情况、质量损失情况等数据，都可直观地与其他公司（部门、个人）或自身在另一时间段的记录进行比较，查找差距。

　　信息化管理显著的成效还表现在成本控制领域。像奥克斯这样年营业收入过百亿元的大企业，去年一年的用纸量仅为1.2吨，而且大部分为对外的联系公文及标书。信息管理部工作人员为记者算了一笔账：近4年来，奥克斯集团下发的175万余份文件，按每份平均3页、发放5个部门，每张纸的成本价0.15元来计算，仅此一项，就节约了390余万元。

　　一组数据足以说明信息化给奥克斯带来的成效：在应用ERP后，奥克斯财务记账效率从15天提高到2天，外贸订单的生产周期已从原来的17天缩短为11天；而PLM的应用，不仅使新品进入市场的时间加快15%—30%、生产率提高20%—30%，而且降低开发成本10%—20%、降低制造成本10%，节省直接材料成本5%—10%，降低用于质量保证方面的费用15%—20%……

　　“许多企业为什么做不大，或是做到一定阶段即止步不前甚至走向死亡？主要原因是管理的问题。而管理的核心是需要管理工具———信息化。”郑坚江的这番话表明奥克斯集团对信息化的强势推行力度。