数万“死档”背后的档案新生难题

　　本报记者罗道海

　　过去的几十年中，人事档案在中国的地位非同一般。缺少人事档案，一个人就不能就业、晋升、调动、评职称、领工资，也不能获得相关的社会福利待遇，甚至无法结婚生子。

　　但在人力资源实现了市场化配置后的今天，人事档案渐渐淡出了很多人的视野。据湖北省及武汉市人才中心不完全统计，目前，两大人才中心有3万余份人事档案被遗弃，成为所谓的“死档”。与此同时，全国人才服务机构至少有60万份“死档”。

　　█“这有什么奇怪，我又不当公务员，也不去大型企事业单位，要这个档案有什么用啊？”毕业于武汉科技大学的金秋说，存放在人才市场，每年还得交300元管理费，“不划算”。

　　█专家认为，一个人的档案如果是在大学毕业后就存放于某人才中心，尔后就算是每年缴费，而不予以更新内容，使档案本身处于一种“休克”状态。这种档案管理上是不健全的，在某种意义上使档案本身失去了其存在的价值。

　　█“电子化管理是一个必然趋势。”如果能把档案中所有信息上网，然后与全国所有人才市场联网，企业或单位只要在异地想查阅一个人的情况，只要在当地人才市场就能办到，不仅能查阅一个人的学历、就业经历等，还可以从档案中看出这个人的诚信度和个人能力。

　　█即便全国档案联网暂时行不通，各地也可以先建立小型网络。“对我们来说，可以搞一个信息平台，把武汉现有的4个分场联合起来。”这样，武昌的用户可以就在武昌办理档案后续服务，如开证明、政审等，不必跑到汉口的武汉市人才市场服务中心来办理，方便快捷。

　　离开武汉5年后，吴诗华再次回到武汉。

　　不到30岁的吴诗华，在广州打拼了5年，如今已从一名小职员做到了一家分公司的总经理。作为“特殊人才”，他的户口被批准迁至广州。

　　闻知这个喜讯，他迅即办妥了其他相关手续，如今却被档案卡住了。“万事俱备，只欠‘档案’。我这次就是为提档案才回来的，好多年了，我都不知道档案在哪里了，也不知还找不找得到。”说起这事，自信的吴诗华显得底气不足。

　　像吴诗华这样不知自己档案在何处的，究竟有多少人？湖北省人才中心及武汉市人才市场提供的数据显示，在武汉，至少有3万余份档案躺在档案库内成了“死档案”。

　　面对部分档案无人理会，人们寄望于免费托管档案，改革档案内容与使用，让“死档”、“休克档”重新焕发活力。与此同时，如何及时更新已托管档案、能否联网使用档案信息，也成为新形势下档案管理面临的新课题。

　　3万“死档” 无人问津

　　在武汉，至少有3万余份人事档案多年无人问津，也不交纳各种材料、档案管理费或签订保存档案协议，形成所谓的“死档案”。

　　听说现在的毕业生人事档案大多在人才中心保存着，12月4日一大早，吴诗华便找到了湖北省人才中心人事代理处，但工作人员查询发现没有他的档案。

　　“到你毕业的学校去查查，也许能找到。”看到吴诗华有些失望，工作人员提醒说。

　　“毕业院校？”吴诗华是原武汉测绘学院毕业的，现在并入了武汉大学。那么，武汉大学会保存他的人事档案吗？直到9日，奔波几天之后，他才终于找到了自己的档案。

　　“先找到武大，再到学校就业办查询，得知档案被退到了武汉市人才市场服务中心。”吴诗华说，要不是这次来寻，还不知道自己的档案已成为“死档案”。

　　吴诗华的遭遇，在武汉市人才市场服务中心人事代理部部长窦炜看来，已经很平常，“几乎每天都能碰到”。

　　湖北省人才中心人事代理处副处长李军介绍，在该中心档案库房里，存有近10万份人事档案，其中绝大部分是武汉历年高校毕业生的档案，少部分为改制后的企事业单位职工档案。在这些档案中，有1万多份人事档案多年无人问津，也不交纳各种材料、档案管理费或签订保存档案协议，形成所谓的“死档案”。而在武汉市人才市场服务中心档案库房，也有近2万份“死档案”。

　　据了解，按国家有关规定，在武汉可进行人事代理、保存档案的，还有武汉市各区人才中心等机构。也就是说，武汉市现有的“死档案”，远不止3万份。

　　据了解，武汉各类人才市场多建立于上世纪80年代末，“死档案”中年限最长的已达27年。

　　“一般情况下，我们是将这些‘死档案’与正常状态下的档案一起保存的，隔段时间就要清理一遍，即便终身无人问津，我们也不会丢弃。只是，这些‘死档案’大大占用了我们有限的保存空间。”李军解释，“死档案”虽已在库房沉睡多年，也没有交纳档案管理费，但当事人需要时，就会寻上门来，要求提交或查阅档案。只要当事人补办有关手续、交纳管理费、出示相关证明材料，“死档案”就会“复活”。

　　传统功能逐渐淡化

　　“这有什么奇怪，我又不当公务员，也不去大型企事业单位，要这个档案有什么用啊？”这是很多弃档人的心态。而对于企业而言，传统的人事档案信息不足，且查阅手续繁杂，时间成本也很高，所以也不重视人事档案。

　　已知的3万余份“死档案”，并不代表着真实现状。在武汉，近几年每年的大学毕业生有20多万人，但每年仅有几万份档案进入人才市场。“除去各种因素，至少有相当一部分人事档案还在自己手中。”

　　7日上午，记者在武汉广埠屯电脑城找到20位年轻老板和打工者，其中18人具有大学学历，且都知道人事档案的存在，但其中有10人不知道自己的档案在何处。

　　“这有什么奇怪，我又不当公务员，也不去大型企事业单位，要这个档案有什么用啊？”毕业于武汉科技大学的金秋说，存放在人才市场，每年还得交300元管理费，“不划算”。

　　赵先生是汉口沿江大道一私营企业的人事主管，他认为，对于一般公司而言，招聘人员主要看学历和能力，至于人事档案，“记录的都是曾经的辉煌”，并不意味着能给公司创造更多财富。“当然，这是对没有工作经验的年轻大学生而言。”

　　据介绍，目前很多企业招聘时，不调阅应聘者人事档案的原因很简单：一是传统的人事档案信息不足，特别是缺少反映当事人综合能力、业务素质和有权威部门认定的业绩考核资料；二是由于人才流动频繁，人事部门查阅起来不仅手续繁杂，时间成本也很高。

　　窦炜说，档案的传统功能在淡化的同时，新开发功能并未健全，这必将导致“死档案”越来越多。

　　“人事改革”衍生物

　　但是，令多数人意料不到的是，人事制度改革及人才流通后，“死档案”的难题渐渐突显出来。人才中心的多位负责人说，种种现象说明档案对人的“决定性”作用已弱化，同时也从深层次表明了人才从“单位人”到“社会人”的角色转变。

　　“可以说，‘死档案’是伴随着人事改革而发生的一个衍生变化。”昨日下午，省人才中心一刘姓专家接受记者采访时介绍，2003年，事业单位人事制度改革在全国推广，用人单位人事制度和用工制度逐渐向市场化靠拢，职工档案的使用和转递日趋频繁，传统的档案管理模式不能适应形势发展，存在的问题越来越多。

　　“改变现有单一的固定用人方式，有条件的单位应积极实行固定岗位与流动岗位相结合、专职与兼职相结合的用人办法。鼓励和支持事业单位的人才流动，促进专业技术人才资源配置的社会化、市场化。”李军介绍，在这一背景下，档案就被纳入了人才中心专门管理，以便于人才的流通。但令多数人意料不到的是，人事制度改革及人才流通后，“死档案”难题渐渐突显出来。

　　谈及人们对待档案的不同态度，省人才中心多位负责人说，种种现象说明，档案对人的“决定性”作用已弱化，同时也从深层次表明了人才从“单位人”到“社会人”的角度转变。

　　在武汉，人事制度改革是在“先转制入轨，再深化完善”的思路下，全面推行合同聘用制。对事业单位实行分类改革，初步建立以聘用制为核心的人事制度框架。目前，武汉已有97.4%的事业单位完成聘用制度改革，涉及人数达15万多人，占列入聘用制改革职工的92%。“但我们接纳到的这批人的档案不足几万份。”昨日中午，谈及此事，李军感到极不理解。

　　“这就是人事制度改革后留下的衍生物。”专家认为，“死档案”现象的增多，说明传统的档案有很强的“行政色彩”和“计划经济色彩”，已难以适应新形势的需求。“随着时代的进步，应该建立社会流动人员档案管理体制，弥补人事制度改革带来的困境，早日建立国内流动人才的电子档案，来提升人事档案的使用价值。”

　　不可替代的“功能依据”

　　马文锋快要退休了，才知道自己的档案找不到，而档案丢失就无法上“四金”，将直接影响他领取养老金，他沮丧地说：“这一辈子算是白干了。”

　　“在很长的一段时间内，我国现行的档案管理制度还不会取消，随意遗弃档案会给自己带来很多麻烦。”业内人士称。

　　罗金敏，2004年毕业于湖北大学。毕业时，她进入北京一家私企工作，因走得匆忙，未按学校规定办理好档案托管手续。今年，她报考国家公务员时，才发现找不到档案的“难处”——她从宜昌跑了3趟武汉，总算是把档案迁到了宜昌人才市场，最后才顺利进入当地某行政单位。

　　李军介绍，在机关事业单位、国有企业，还是相当看重人事档案的，很多以档案为依据的个人证明等还是绕不开这一关。此外，在工龄计算、职称评审、考公务员、转正定级、出国定居、办理养老保险、办理退休、个人经历证明、个人学习情况证明等方面，人事档案有着不可替代的作用。

　　根据《流动人员人事档案管理条例》，只有将人事关系及档案交给人事行政部门人才流动管理机构保存，才能享受某些待遇，比如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升等。

　　45岁的马文锋从安徽调到武汉工作定居，此前又在扬州先后转换过几个单位，如今要退休了才知道档案找不到了。档案丢失就无法上“四金”，将直接影响他领取养老金，他沮丧地说：“这一辈子算是白干了。”后来，他辗转三地，才把手续补办完，不然就会少其中扬州10年的工龄。

　　去年8月，武汉市建设乡的江峰在回家途中，遗失了钱包和身份证。补办身份证时，因户口簿的名字有误，更改起来有些麻烦。而此时，他又急需办理结婚证。左思右想，才记起了具有法律依据的档案。随后，凭借在省人才中心提出的档案和开具的证明，他终于补办上了身份证。“人生大事要解决不了，老婆还不跟我拼命啊。”江峰笑着说。

　　其实，《企业职工档案管理工作规定》明确规定：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。

　　“在很长的一段时间内，我国现行的档案管理制度还不会取消，随意遗弃档案会给自己带来很多麻烦。”省人才中心有关人士称，个人在评定职称时，档案也有不可替代的作用，临到出国考察或定居时，人事管理部门还可以开据有效的政审材料。

　　“档案不仅有所用，同时也反映一个人的工作足迹，为后人留下财富。”李军说。

　　投入及管理的缺位

　　目前，社会上一些不具备资质的中介机构，也来托管人事档案。“我们没有执法权。”武汉市人才市场服务中心的窦炜说，不正规中介机构托管档案后，不能进行正常维护，也不能出据具有法律效力的证明，有的中介机构甚至附带做起假文凭、假证件生意。

　　托管一份人事档案，每年需要300元管理费，这是很多年轻人所不愿承担的。在广埠屯电脑城工作的金秋说，他虽然工作3年了，但每年也攒不了几个钱，“一次拿出300元还是让人很心疼的”。

　　抱有这种想法的，也有收入相对较高的“老板族”。6年前，祝爽从一家事业单位出来，与大学同学一道开了家网络公司。在他看来，每年交纳300元档案管理费，还不如当奖金发给职员，这样会换来更多的“无形效益”。

　　除了个人不愿承担档案管理费，一些单位也存在这一想法。“一个职员又不会在我们单位待上一辈子，国家也没有要求我们代交这笔费用。”一家公司的人事主管这样说。

　　事实上，很多接受记者采访的人都认为，人事档案作为一个必须具备的“人生记录”，具有公共服务性，而对于托管档案的机构而言，应该免费才对。

　　对此，湖北省人才中心人事代理处副处长李军说，做到全部免费有一定的困难，目前就他们中心来说，政府财政拨款仅仅只能解决吃饭问题，如果说要全部免费，那么连10万份档案的基本维护都不够。

　　他说，对一份档案而言，该中心除了保管，还要及时、客观、公正地记录每个人一年的工作情况，“也就是要每年往档案中增加新的信息，同时，更多的是帮个人办理一些证明、政审等工作。”

　　当然，不论是在湖北省人才中心，还是在武汉市人才市场服务中心，对于应届毕业生都是免费托管两年以上，家庭条件困难的学生则免费托管。“大部分的档案管理费都没有交齐。”

　　令人才市场感到困惑的是，目前社会上不具备资质的一些中介机构，也来托管人事档案。“我们没有执法权。”武汉市人才市场服务中心的窦炜说，不正规中介机构托管档案后，并不能进行正常维护，也不能出据具有法律效力的证明，有的中介机构甚至附带做起假文凭、假证件生意。

　　“他们严重扰乱了市场，造成了现在大学毕业生对人事档案的不信任，降低了公众的诚信度。”李军说。

　　档案新生难题与探索

　　“对我们来说，可以搞一个信息平台，把武汉现有的4个分场联合起来。”这样，武昌的用户可以就在武昌办理档案后续服务，如开证明、政审等，不必跑到汉口的武汉市人才市场服务中心来办理，方便快捷。

　　在档案功能逐渐被淡化的今天，健全档案作用，让其紧随社会发展步伐，已成为档案管理部门的新课题项目。

　　“我们刚投入了几十万元购买设备，进行信息化管理。”李军说，他们把每一份档案的基本信息都输入电脑，查阅比较方便，但因资金有限，目前未能把所有人事档案全部都输入。

　　“电子化管理是一个必然趋势。”在李军看来，最好是把档案中所有的信息上网，然后与全国所有人才市场联网，企业或单位只要在异地想查阅一个人的情况，只要在当地人才市场就能办到，不仅能查阅一个人的学历、就业经历等，还可以从档案中看出这个人的诚信度和个人能力。“经常有职员带走公司的机密或客户资料，如果人事档案中有‘诚信考核’这一项，只要不良记录进入档案，就可以避免公司的损失。”

　　在武汉市人才市场服务中心，早已进行电子影像档案，也是一种简单的电子化管理档案。该中心的窦炜认为，对于全国联网的人才市场来说并不现实，因为人才市场都属于各地政府或人事部门主管，那就不免存在体制问题，联网时也会有很多问题要解决。

　　他认为，即便全国联网暂时行不通，各地也可以先建立小型网络，“对我们来说，可以搞一个信息平台，把武汉现有的4个分场联合起来。”这样，武昌的用户可以就在武昌办理档案后续服务，如开证明、政审等，不必跑到汉口的武汉市人才市场服务中心来办理，方便快捷。

　　“只有重视了档案的价值，才可以振兴档案事业。”李军说，目前一些发达国家已采用人事档案全电子化的方式管理，并不断更新，“查阅起来很方便。”

　　“档案应实行动态管理。”专家认为，一个人的档案如果是在大学毕业后就存放于某人才中心，尔后就算是每年缴费，而不予以更新内容，使档案本身处于一种“休克”状态。这种档案管理上是不健全的，在某种意义上使档案本身失去了其存在的价值。如果对档案实行动态管理，不仅要求当事人缴费，管理者更需要及时完善档案内容，填补当事人档案上的时间空档，从而激活“死档案”。

　　█链接

　　人事档案对我们生活的影响

　　■在机关事业单位、国有企业，还是相当看重人事档案的。在工龄计算、职称评审、考公务员、转正定级、出国定居、办理养老保险、办理退休、个人经历证明、个人学习情况证明等方面，人事档案有着不可替代的作用。

　　■根据《流动人员人事档案管理条例》，只有将人事关系及档案交给人事行政部门人才流动管理机构保存，才能享受某些待遇，比如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升等。

　　■《企业职工档案管理工作规定》明确规定：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。

　　■“在很长的一段时间内，我国现行的档案管理制度还不会取消，随意遗弃档案会给自己带来很多麻烦。”个人在评定职称时，档案也有不可替代的作用，临到出国考察或定居时，人事管理部门还可以开据有效的政审材料。