当地时间1月10日下午2时15分，哈尔滨申办2009年冬季大学生运动代表团进入会场（比原定时间晚了15分钟）。
会场设在茵斯布鲁克市拉巴尔扎酒店的大会议室里。会议室中间的桌子摆成U形，一端是国际大体联主席和秘书长，两端是执委。当哈尔滨申办代表团进入会场时，有投票权的22位执委（应为23位，有一位没到会）已经全部就坐。
会场内的气氛有些凝重，但个别采访记者来回走动，使场内显得有些乱，气氛却也反而因此轻松了许多。
中国教育部副部长、国际大体联副主席、中国大体联主席章新胜主持哈尔滨的申办陈述并致词。当章新胜致词后，第一个发言的是哈尔滨市市长、申办委副主席石忠信。当石市长走到讲台边时，章新胜用非常小的声音说，“大声念没问题”。
石市长用英语首先表示了我市申办的信心，并表示一定要办一届最好的大冬会。
申办宣传片在石市长讲话之后开始播出，11分钟的宣传片从哈尔滨城市的风貌到人文地理，从气候到交通，从体育设施到体育人才，全方位地向执委们介绍了哈尔滨。当地时间2时35分，副省长程幼东用英语做了最后的陈述报告。
陈述报告图文结合，娓娓道来的介绍配上美丽的画面，很是让人陶醉。整个陈述正好用了20分钟。
中国驻奥地利大使卢永华代表中国政府表示完全支持哈尔滨申办2009年世界冬季大学生运动会。
程幼东向国际大体联递交了财务保证书。
在执委提问时，首先提问的是蒙古代表。他问哈尔滨财政上能否保证，程幼东在回答时说：“财政方面没有问题，我们不仅要举办好比赛，还要主办大学校长论坛，推动大学发展。”另一位执委则询问各国运动员能否顺利入境，外交部有关人员也做了回答。
这时，基里安主席做了简短发言并向程幼东副省长和石忠信市长赠送了纪念品。
哈尔滨的申办陈述在48分钟后结束。
