在发展条件日趋同质的情况下,服务质量成为决定竞争胜负的关键因素。对办公室工作而言,搞好服务更是根本的职责和永恒的主题。当今,随着领导体制改革的推进,领导结构更加优化,领导水平不断提升,办公室的服务面临着新的形势和更高要求。我们认为,新时期的办公室工作应该注入“主动服务、精致服务、科学服务”的核心内涵,只有这样,才能不断提升服务科学发展的能力水平。
主动服务作为一种工作理念来强化
《孙子兵法》指出“凡先处战地而待敌者佚”,强调战争制胜的核心问题就是牢牢把握主动权。微软公司认为,当前全球已进入主动服务的时代。作为以服务为核心的办公室工作,更加需要强化主动服务的理念,克服消极拖延的毛病,改变被动服从的局面。
一是要主动把握工作大局。“不谋全局者,不足以谋一域。”“广思以谋全局,始造而有大作为。”主动服务要求我们善于站在全局的高度想问题,处于领导的角度谋事情,不仅仅满足于把领导交给的事情办妥当,还要力争把可能遇到的问题想周全。也就是说,工作中要做到多留一个心眼,多动一点脑筋,多作一点准备,在理解的程度上再加深一点,在服务的范围上再扩大一些,在工作的节奏上再加快一步。这样,视野才会更加开阔,服务才会更加周全。
二是要主动做好工作安排。“凡事预则立,不预则废”。办公室工作千头万绪,事务纷繁复杂,必须围绕上级的决策部署,按照领导的工作思路,合理安排一个时期的工作重点,努力确保各项工作的高效运转。如在常委活动安排方面,每月要定期对几套班子的工作安排进行梳理汇总,分清轻重缓急,做好统筹协调,编排出领导活动安排表,特殊时期做到每半个月预排一次,以确保在某项重要工作的开展上,领导能集中时间和精力。
三是要主动抓好工作落实。办公室既是上传下达的枢纽部门,也是决策执行的关键环节,必须做到事有专管之人、人有明确之责、责有限定之期。如果总是今天安排的事情拖到明天再做,当前布置的任务等到以后再说,不仅会造成落实的效率急剧下降,而且会导致工作的压力与日俱增。因此,对于上级部署的任务、形成共识的事情、已经安排的工作,必须做到雷厉风行,马上就办,事情未办结决不罢休,任务完不成决不收兵。尤其要发挥办公室的督促检查职能,根据当前的工作铺排和领导的指示精神,主动督促决策执行,积极推动工作落实。
四是要主动应对工作变化。办公室工作,往往存在很多变化因素,必须发挥主观能动性,打好提前量,做到常规工作超前考虑,重大任务超前准备,力求考虑问题快半拍、早一步,处理问题抢先机、争主动,避免出现“领导说了再干、催了再办、推了再转”的被动局面。特别是面对变化的情况或突击的任务,要审时度势采取机智果断的应对策略,拿出合理完善的应对方案,从而牢牢把握工作主动权。
精致服务作为一种工作标准来提升
精致既是一种严谨的生活态度,又是一种严格的工作标准。凡事“取乎其上,得乎其中;取乎其中,得乎其下。”办公室强调精致服务,就是要克服一般化的粗糙主义、杜绝过得去的应付思想,牢固树立“干不到一流就是失职、争不到先进就是落后”的观念,不断超越、追求卓越,力争服务大局的效率更高、服务群众的效果更实、服务领导的反响更好。
一是要精准领会意图。“失之毫厘,差之千里。”办公室工作决不能有粗枝大叶的办事作风、似是而非的侥幸心理,判断必须准确无误,工作必须严谨细致。既要把领导说的听明白,又要把领导想的搞清楚,向上级报告情况要实事求是,未经核实的情况不能乱讲;给下级传达精神要不偏不倚,没有依据的意见不能乱提,正确把领导思想转化为推动工作的实际行动。
二是要精细把握过程。办公室工作无小事,一点小差错都可能酿成大事件。因此,必须认真对待每一件事情,扎实做好每一项工作,把工作做深做透做细,努力实现“零差错、零失误、零缺陷”目标。许多细小的事情看上去都是举手之劳,但最容易疏忽出错;许多熟悉的事情感觉上都是轻车熟路,但最容易麻痹大意,必须心细如发、一丝不苟。特别是涉足陌生的领域,处理陌生的事情,更应该谨慎行事,切忌自负轻率、鲁莽冒失。
三是要精到实现目标。古人在治骨角时“既切之而复磋之”、治玉石时“既琢之而复磨之”,就是要达到精确到位的目标。办公室工作同样要求如此。以文稿服务为例,要写出让领导满意的材料,必须前后斟酌推敲、反复琢磨修改。又如在重要活动的组织上,必须考虑周全,精心组织,确保万无一失。办公室的服务要善于做艰苦扎实的工作、树严谨细致的作风,确保做出来的就是样板和标杆。
科学服务作为一种工作方法来把握
办公室工作本身即是一门科学,不仅要有苦干精神,而且要有巧干方法。谚语说:“巧干能捕雄狮,蛮干难捉蟋蟀”。对办公室而言,科学发展就是要科学服务,追求又好又快发展就是追求又好又快服务,这既是工作职责的内在要求,也是时代发展的现实需要。
一是要加大统筹力度。统筹就是牵住工作的“牛鼻子”,是推进工作的一种重要方法。加大工作的统筹力度,有利于统一工作认识、形成工作合力、提高工作效率。办公室要加大统筹的力度,认真把握工作规律、紧密结合实际情况,准确抓住主要矛盾、始终突出工作重点,做到急事迅速办、特事重点办、难事灵活办,不断提升科学服务的水平。特别是党委办公室作为党委的参谋部、指挥部和作战部,要突出围绕党委的决策部署,强化统筹的功能,发挥牵头的作用,对涉及全局的各项工作做到统得起、抓得住、把得牢。
二是要增强协调能力。协调是减少工作阻力的“润滑剂”,也是办公室工作的一项重要内容。一些分工不清、责任不明的事务,往往会落在办公室头上。在协调处理问题时,必须注重方法,既坚持原则性,又注意灵活性,做到进退有度,保证协调到位,维护好和衷共济的环境。对涉及全局的重要工作或重大活动,党委办公室要主动介入、大胆协调,善于树党委之威、合部门之力、借群众之智,理顺各方面的关系,调动各方面的力量,促进各项工作在目标上同向、在执行上同频、在落实上同步,实现工作效能最大化。
三是要凸显综合功能。办公室作为综合性部门,从政务参谋到事务服务,从外部协调到内部运转,从政策制定到工作执行,大量信息在这里汇聚,各类文稿在这里综合,众多事务在这里集结,既需要集思广益、融合贯通,又需要去伪存真、去繁求简。因此,要充分发挥办公室的综合功能,对各种资料进行加工提炼,对各类信息进行甄别报送,对各项事务进行汇总处理,确保机关各项工作的正常运转。特别是地方党委领导班子配备改革后,对常委负责制下的办公室工作提出了新要求,要积极探索对常委工作的综合服务机制,努力实现党委系统办公室服务“全覆盖、无缝隙、不缺位”。