休假或出差在外，无法现场签字，还可以全流程在线审批;项目遇到瓶颈难推进，点击知识管理系统，就能在线搜索解决方案或一键寻求专家帮助;跟客户敲定合作事宜，进入合同管理系统，不一会儿就完成了电子签约……这些都是数字化办公带来的全新体验。
当前，数字化时代已经来临。伴随大数据、互联网、物联网、区块链、AI等高新技术的迭代升级，以及以数字技术为驱动力的新型生产方式的蓬勃发展，各行各业都在积极拥抱新机遇，抢先踏上数字化办公之旅，加快数字化转型步伐。基于这样的背景下，一种新的数字化办公场景——数字化泛办公被提出。
为何转型？
所谓的数字化泛办公，是利用物联网、云计算、大数据、人工智能等新一代信息技术，将组织在建筑内办公的人、物、场在线化、信息化、智能化，构建办公场景的数字化系统，为人员办公改善体验、提高效率，为组织降低成本、管理敏捷，最终推动组织办公变革。
一键推送议题材料，在线批阅，实时发起投票与表决……自从某集团打造了数字化办公新生态、落实“无纸化会议”以来，会议协作变得更简单省事，开会效率也提高了不少。
“应用开发变得越来越轻松了。”程序员刘康说道。他预计只需花两天时间，就能通过“自定义表单 + 基于可视化拖拉拽的流程编排”完成一个全新的应用程序开发。
如今，无论是政府机构还是企业，越来越多的人和组织加入“数字化办公浪潮”。中国互联网络信息中心(CNNIC)今年2月在京发布的第49次《中国互联网络发展状况统计报告》指出，截至2021年12月，我国在线办公用户规模达4.69亿，较2020年12月增长1.23亿，占网民整体的45.4%。
数字化办公用户的迅猛增长，与政策红利持续催化息息相关。“十四五”规划明确，要加快数字化发展，建设数字中国。此外，高速迭代的数字技术、日益完善的数字设施、层出不穷的数字应用，也在推动着数字化办公渗透至社会的各个领域。
比如，企业将大数据智能挖掘、数据分析和数据推演嵌入管理中，一方面打造出数据驱动的“智慧企业”，以数据支撑决策、以数据赋能创新、以数据提升竞争力;另一方面建立起动态监管机制，提升企业应对突发事件的能力。
用数字化赋能办公，不仅是适应形势发展需要，更改变了办公状态，还能提升工作效率。在个人层面上，数字化办公将过往的“线下跑”转为“网上办”、将“多次分头办”转为“多人协同办”，减少部门间的来回跑动，省时省力又省心;在组织层面上，数字化办公可以实时传递信息、动态跟踪任务、打破时空限制，将低效无序的“人找事”转为有序可依的“事找人”，提升办公效率，降低办公成本。
如何转型？
“十四五”规划和2035年远景目标纲要指出，要“提高数字政府建设水平”，将数字技术广泛应用于政府管理服务，推动政府治理流程再造和模式优化，不断提高决策科学性和服务效率。
在政策的指引下，政府机构的数字化办公实施路径指向明朗：加强顶层设计，创设基础条件，从而实现流程再造、效率提升和治理优化。
相对商业组织而言，政府机构对数字化办公系统的部署模式和安全管理提出更高的要求。在数字化办公的尝试中，内部文件流转、流程审批、文档及知识管理、业务协同、党务管理、政务管理等基础业务是政府机构的核心转型方向。在业务覆盖面加大的同时，政府机构对内部信息和数据的安全、自主、可控的要求也在不断提升。相关调研数据显示，政府机构在引进办公管理工具时，特别注重“操作行为和数据安全可控”“本地化部署”，以及“数字化办公管理平台能够适配多个API接口”。
公文管理是政府机构的其中一项代表性工作。在数字化公文管理系统赋能之下，公文智能排版、智能写作、智能检索……所见即所得;文档上云但不落地、仅存在于云端系统;全程监控操作行为并自动预警，确保整个流程数据安全和行为安全。
大型商业组织在引进数字化办公管理工具时，更为注重降本增效。但不同的商业组织(国央企、大型民营企业)在布局数字化办公生态时各有侧重。
国央企的首要需求是信息和数据的安全可控。此外，关注客户管理、统一管理和沉淀内外部的渠道伙伴、生态内的合作伙伴，也成为各国央企的普遍共识。
以文档的流转和协同为例，国央企在采用数字化办公管理工具时，可以采用分布式部署模式，促进数据的流通使用，同时基于数据安全管理机制，对下属子公司进行统一管控，整合不同的数据安全体系，确保数据不外流，在可控的情况下实现在线文档实时修改、实时版本保存、跨部门区域协同……
大型民营企业除了降本增效外，还希望借助数字化办公管理工具整体实现数字化转型。那么，如何将数字化办公系统有效落地?意识先行，行动在后。首先，管理层要在理念方面做转变;其次，调整组织架构，使之成为数字化办公的组织架构;最后，构建完善的数字化办公解决方案，拥有满足日常工作需要的文档管理、协作文档、即时通讯、知识管理、项目管理、人事行政、安全管理、移动办公等等工具。
相关调查数据显示，大型商业组织已从内部文件流转、审批办公系统和日常业务领域，如生产、销售、营销等业务部门开始着手，做出了数字化转型的尝试。而这些都与数字化办公工具的应用紧密相关。
技术的高速发展，必然会提升效率。为提速业务效能，企业对办公工具的效率与能力也不断提出新诉求。在数字化转型过程中，从知识管理、项目管理到表单制作与可视化，都将面临许多挑战。面向未来，从自身需求出发，循序渐进地铺设数字化建设道路，在传统优势的基础上寻求突破点，组织定能抓住时代赋予的机遇。
(来源：新视线)
