项目预算费控是项目能否取得最终盈利的关键所在,所以项目经理对项目预算费控这块向来都很重视。不过项目预算费控不同于一般公司的预算费控,公司预算费控一般是按年度计划,而项目预算费控则是以一个完整的项目为预算周期,且项目预算有限,往往变动还多,要做好费控十分不易。
华天动力根据项目特点,以项目的整个生命周期为维度,分为事前、事中、事后三个维度来管理费控,并辅以数智化协同办公手段,助力企业实现项目从预算的编制到费用申请与报销、再到数据分析的全过程闭环费控管理。
事前:科学编制,灵活权限
华天动力项目费控管理平台的费用管理从科学编制预算开始,为整个项目的费用支出规划框架,能够有效避免超预算的情况出现。
在华天动力项目费控管理平台中,仅需明确项目执行预算范围、确定预算科目情况、预算金额导入系统这三步就可以轻松实现预算编制。通过OA系统即可完成申报和审批,审核通过后,在进行物资采购、现场管理费、公司管理费等费用支出时,能够直接与预算科目关联,进行预算的扣减。
在编制预算的过程中,还可以设置审批的相关流程,方便在预算使用中进行过程控制。例如,可以根据报销金额的不同设置不同审批的领导,在一定额度内,可在由项目经理直接审批,超过以后,就需要更高级别的领导审核。如此一来,就能够通过放权,提高整个项目组的活力和效率。
在严格执行预算管理的同时,针对项目变化多的特点,华天动力项目费控管理平台也有灵活的预算调整机制,相关负责人填写预算调整申请,领导审批通过后,系统就会自动调整,方便企业应对在实际管理中的问题。
事中:严格把关,快速报销
在事中阶段,我们要做的是对项目费用严格把控,并通过智能化手段减轻费用报销、发票验真、预算调整等事项的工作量。
1、快速填报、发票验真
作为“智慧流程专家”,华天动力将其在流程管理方面的优势运用到了项目费控管理平台中,专业化的流程引擎,支持十余种不同类型的智能流程,能够轻松满足企业在项目费控中的日常费用报销、差旅费用报销、借款、采购等各类事项的流程审批需求。整个过程中,还可数据留痕、分类保存、生成电子影像等,方便企业后期核查。
另外,基于业界领先的人工智能深度学习技术的AI票据云识别平台,能识别各类国内、国际发票,更能结构化输出发票代码、发票号码、开票日期、校验码、税前金额等常见字段的识别结果。员工报销时不仅不用贴发票,还能通过系统识别智能填入信息,减少出错的同时,提高了效率。
2、风险预警 全面管控
华天动力项目费控管理平台以风险管理为核心的控制流程体系,能够有效帮助企业实现对项目预算的管控,保证预算执行偏差最小化。在预算编制时,企业可以灵活的设置预警偏差值,在员工报销时,当报销金额超出预算限定额度,系统就会提示该员工。
值得注意的是,项目管理中不仅涉及日常费用报销,还会涉及采购报销。在华天动力项目费控管理平台中,可以通过黑名单冻结机制,实现系统联动,控制费用支付、冻结,减少采购中的风险。
事后:数据看板,全局把控
大数据时代,离不开对数据的归纳、总结、分析。华天动力项目费控管理平台可根据系统费用支出数据生成报表,如项目付款表、项目人工支付表、项目材料款支付表、借支台账、预算使用统计、合同明细等,通过统计报表、可视化图表的形式展现,实时汇总各项数据,方便领导随时了解项目各项费用支出情况,为其智慧决策做支持。
而且,华天动力项目费控管理平台中的所有的统计报表均为穿透式报表,即可以通过一个报表可以打开另一个报表,直接追溯到源头申请单。数据透明度增加,查找问题源头更加容易,能让企业的管理变得更加规范、高效。
华天动力协同OA系统项目费控遵循组织费用的“事前、事中、事后”三阶段控制原则,对企业项目费用流程管控进行梳理、改造,提升项目费控的规范化、透明度,全面提高企业项目管理效率,助力企业管好项目这本账。
(来源：新视线)
