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高效工作有七招

http://www.sina.com.cn 2004年07月20日08:06 青年参考

  晓龙

  你是不是每天都很忙,却总是事倍功半?是不是感觉付出很多,得到的却只是老板的责骂?是不是没有一刻空闲,到 总结时却说不出有多少成果?你可能没有掌握提高工作效率的正确方法,在无意中浪费了生命。

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  下面的建议不是“万能药”,但可以给你提高工作效率提供一些有益的参考:

  确定方向

  不走冤枉路

  俗话说:“马壮车好不如方向对”。方向错误,再怎么努力都枉然。

  仔细想想工作的重点是什么,希望借此得到什么结果,这样做之后是不是真的能得到想要的结果,与你的主管及上下 游流程的同事一同讨论,再决定整个方向及流程。

  小箴言:光是忙碌是不够的。问题在于:我们到底在忙些什么?

  做专案执行计划

  事先做好计划表可以帮助你理清想做完的事。

  以一天的计划表来说,首先列出你必须做的事,这些是你今天的首要工作。然后再列出应该做的事,以及可以做但并 不急于一时的事。然后评估各项工作所需的时间,再决定如何把时间分配到这些工作上。记住,应该把最重要的事情放在一天 中状况最好的时间内去做。

  一天的时间规划完成后,可以延伸成一周的计划,决定一周内最重要及必须做的事。每天要确认行程是否照计划进行 。

  小箴言:知道计划何时开始,就开始列进度,但不要让做计划的时间取代了执行的时间。

  事前准备需周到

  在工作过程中再花时间去寻找所需的资料或工具,徒增出错的机会。事前即将一切所需都准备好,即取即用。

  随时准备好“最新”的资讯:“资料”的随时更新与增删,可以让我们永远掌握到最新的讯息,并随时将它做好整编 、归类等的工作,以供随时掌握最新的状况,并可迅速做出正确的思考判断。

  要有“工具库”的观念:随时将自己的“知识、经验、技能”等,做好转换成工具的观念,以便随时可以拿出来运用 或重新组合,以便缩短时间、提高效率,增加更多的成功几率。

  寻找自己的“良师”:在公司内外寻求一群具备不同专业技能与职位的老师,他们的经验、智慧与人际关系可以协助 你。

  小箴言:当你在做小事情的时候,你必须想“大事情”,以便让所有的小事情都能朝正确的方向前进。

  不断学习知识与技能

  在十倍速生涯里,工作变换得快,工作速度本身也快,加上外在环境及产业新知识加速产生,若不加紧学习脚步,就 可能像一辆破旧的汽车开在高速公路上,不仅无力,更会遭受时代无情的淘汰。“苦干”是成功的基本条件,但它并不能保证 成功,我们还要聪明地工作。不断学习对工作能力的增进很重要,主动发问、参加课程,甚至只是默默观察别人怎么做,都能 学习到知识和技术,再提炼出更有效的做事方法与解决问题之道。

  小箴言:今天要追求成功,和是否拥有能够开花结果的知识、知识多快能够开花结果成正比。

  创意使你轻松做事

  有创造力,才不会为了一些问题苦思对策,在无例可循的情况下,急得像热锅上的蚂蚁。

  培养创造力的方法有几种:开放心胸,经常注意周遭的环境,就可发现很多新方法能解决老问题;审视所有可能的方 案,千万别因“不可能”、“幼稚”、“没人成功过”或是“从没听说过”而轻易放弃;善用第六感,保有敏锐的感觉,放松 身心,运用你的灵感,突破思维的限制;抽离各个解决问题方案的精华,予以分类整理,再重新组合,看看彼此的关系如何, 能否衍生出新的观点。

  小箴言:现在的公司需要很多好点子才能应付各种改变,但往往斤斤计较员工是否准时上班。

  借用他人时间

  要让工作有效率,分工合作甚至找专家帮忙都是方法之一,授权是节省时间的终极武器,也是增加效率的法宝。投资 一点时间常常和你的员工沟通,会产生很大的效益,尤其要让他们搞清楚状况,否则他们就不可能分摊工作负荷。以下基本原 则帮助你更有效地授权:

  决定什么事要授权出去。授权和交托正常工作任务是不同的。授权是交付某人完成你的工作职责,但是你保有控制权 ,并负有责任。说明清楚你要的结果。一般来说,被授权者都会用自己的方式去完成任务,如果你希望运用特定的方法来完成 ,一开始就要让对方知道。

  清楚界定责任。确定对方了解他所应负的责任,如果他不了解任务及目标,或是不符合你的期望,要重新仔细检讨整 件事。

  小箴言:高绩效者会集中心力于解决问题,而不会集中心力于责怪问题的发生。

  控制情绪

  每份工作都有压力,我们的压力就在于自己的情绪管理上。情绪管理就像大禹治水一样,最好能够疏导,如果一股脑 儿将不满情绪发泄在工作或同事身上,只会让工作受阻,代价更大。

  丹尼尔·高曼提出提升情智的五个步骤:

  我想成为什么样的人?想像一下几年后自己想成为怎样的人。思考一下自己典型的一天是什么样子。

  我到底是谁?看清自己的弱点很重要,但也要了解自己的长处。

  我要如何改变?拟定计划朝目标去改变,按部就班,从自我觉醒开始练习。

  改变要如何持续?改变要靠实践,要一遍又一遍地提醒自己打破过去的思考和行为模式。

  找谁帮忙?要增进情绪管理的能力,一定要有人帮忙,创造支持我们改变的环境。

  小箴言:在他人所轻蔑的事获得成功,是了不起的事。因为,这必须克服他人和自己。

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