数字时代,数字化办公已经成为一种趋势,越来越多的企事业单位选择用OA系统来实现数字化协同内控管理。但目前OA系统厂商众多,有价格昂贵的、有便宜的、甚至免费的;有主打标准产品的,也有主打做项目定制的,到底选哪种更好呢?笔者要说,不管如何选,这几个误区一定要避开。
误区一:功能全就是好
一般来讲,OA办公系统的基本模块包括:协同工作、表单应用、公文管理、电子邮件、文档管理、计划管理、公共信息等。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有OA功能模块评估的话,基本上遵循八二法则,其中工作流程模块、协同工作模块、行政办公模块为企业带来的了80%的价值,其余的模块带来20%的价值。选购OA需要重点考察工作流程、协同工作、行政办公的技术水准,而不是去注重OA的功能是不是够多。
并且,如果选型的OA系统功能模块中无用过多,还会产生一些麻烦。首先可能会导致浪费闲置,增加无谓费用;其次OA系统的易用性也会较低,了解OA的人都知道,易用性是OA系统选型的关键因素之一;最后,系统越复杂,维护越麻烦,服务成本直线上升,将来隐形风险也增大,得不偿失。
误区二:价格便宜就是好
OA系统的价格差非常具有戏剧性,贵的几十万、上百万,便宜的甚至可以免费,对于新手来说还真是难以抉择。
有人就会觉得反正免费就先用着再说吧,不花钱总不至于吃亏吧。
但是在OA系统上还真应了“免费的才是最贵的”这句话,往往廉价的OA办公系统,越经不起企业长期应用的考验,不论是OA系统的稳定性、升级性、数据的安全性等方面都没有保障,而且这种产品可能无法提供可靠的服务,或者需要高昂的服务费来提供服务,更大的隐患是如果企业需要更强大的功能,却发现定制功能的价位远远超过同类型OA产品。但是如果想重新选购其他品牌OA产品,数据迁移起来又非常麻烦,这样一来也得不偿失。
误区三:品牌越响越好
很多用户认为,品牌越响肯定越好,证明商家实力强。其实殊不知OA系统属于高技术产品,重要的主要是研发技术能力、实施技术能力和服务能力。而搞技术的厂家往往在市场营销方面并不在行,所以品牌知名度往往一般。
而品牌是需要包装的,所谓没有内在看外表,有些投机取巧的商家往往把重点放在品牌包装上,花巨资轰炸市场,取得一定的品牌效应,招揽客户。不过从长远看,OA产品的技术功能才是王道。只有OA技术过硬的厂商才能走的更远。例如华天动力OA、致远OA都是有20多年OA研发经验的老牌OA厂商,至今在OA领域依然屹立不倒,有口皆碑。
误区四:希望“一劳永逸”
任何OA软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要,不可能一步到位,一劳永逸。OA是一个系统工程,需要技术专家整体规划,去到企业分步进行实施,关键在于企业需要把目前最迫切的需求先提出来,之后OA技术专家根据这些需求进行研究实施,并且在此基础上逐渐扩展出用户可能会出现的新需求。所以在选择软件的时候,应该选择那些易于扩充升级的OA办公系统。目前泛微OA、华天动力OA在系统拓展性和二次开发能力都不错。
据了解,在拓展性方面,泛微OA系统的常规接口可通过实施人员配置完成,可以大部分情况提供接口,但对接一般只能由厂商完成,接口实现一般按数量收费。在二次开发方面,泛微OA按模块化销售,大多数模块需要单独付费采购;可提供定制开发服务,按人天计费;用户能够自主实现一些建模功能,但源码不开放,用户无自主二次开发可能性。
华天动力OA在拓展性方面更加人性化,它的常规接口也可通过实施人员配置完成,它不光提供接口、数据字典,对接不光能有厂家完成,还可以开放给第三方软件公司实现,为有代码能力的客户提供开发平台。
在二次开发方面,华天动力也采用模块化销售,区别是采用核心模块付费、常规应用免费的方式。并且提供定制开发服务,按人天计费。提供开发平台,开放应用层源代码,允许用户自主开发。总的来说在拓展性和二次开发能力上还是更胜一筹。
总的来说,选购OA系统应该打破固有思维,并非功能越多越好,越便宜越好,品牌越响越好,也不可能一劳永逸付一次费永远使用。选购OA系统最好能脚踏实地从需求出发,寻找能提供个性化配置的OA系统厂商,这样才能更加贴合实际业务场景,而且要牢记OA系统技术才是王道,技术强一切都有保障。
(来源：新视线)
