随着企业数字化转型的深入,企业对合同数字化、规范化越来越重视,传统的合同管理系统功能已经无法满足企业的需求,合同中台将引领下一轮企业数字化转型。那么合同管理如何在企业中应用呢:组织如何如何统一建立合同的管理规范?如何保障合同不被篡改?如何如何更好的跟踪合同的履约情况?我们有幸邀请到山西肇新科技合同管理产品的负责人范慧斌 ,来为我们详细解读。
1、公司在合同管理过程中会遇到哪些难点和问题?
答 :公司在合同管理中遇到的问题是多方面的,我们简单说几点:
第一,公司希望建立统一的合同管理规范,发现制度建立了落地却很难。合同模板很难进行统一控制,合同评审尺度不一致,权责不清晰,导致合同管理体系较难落地。
第二,合同在签约过程中存在合同文本篡改、合同印章盗用等风险。我们可以应用合同文本比对技术、使用智能印控等方案,杜绝签署过程中的风险。
第三,合同台账信息滞后,公司在信息化的过程中建立了财务、业务、ERP等多个系统,各个系统的信息不能关联,所以无法便捷统计合同的完善信息,更无法做到合同的全程跟踪关联。
第四,国内有不少大厂在做合同管理领域,他们的解决方案也都挺好的,不过都是专为大型企业准备的方案,中小企业往往用不起的。
2、肇新科技推出了肇新合同管理系统,能给我们简单介绍一下吗?它有哪些功能和亮点?是怎么解决这些问题的?
答 :我们的合同管理系统,首先是合同的全流程管理的一个解决方案,提供了相对方管理、模板管理,合同起草、合规审批、履约控制、合同归档的合同全流程电子化管理。针对客户的定制化需求,我们可结合行业业务特点和用户个性化需求,通过打通企业内部的业务系统、财务系统、OA系统等系统,实现企业个性化的同时并做到业务、财务、合同数据的全打通。
具体来看,它的功能亮点有以下几点:
▪合同文档在线编辑 :传统的合同模板管理,存在的几个问题:合同模板的版本混乱,文档传播过程中导致的内容不一致,文档的草拟过程不可追踪。我们通过整合合同文本的在线编辑为大家提供了另一个解决方案,合同的草拟始终是基于最新的模板文件发起,法务、财务、业务人员同时在线协同编辑,合同修改过程全程留档可追溯,这是一种更优的解决方案。
▪高效的合同审批 :我们尽力简化合同审核的复杂度,通过简化流程设计功能、动态表单的扩展能力、AI合同文本提取能力等几个方面来简化。我们提供了友好的可自定义的流程管理功能,满足不同组织架构下对合同审批的需求,同时我们也支持负责的流程和表单的自定义,满足客户的个性化需求。
▪合同比对服务 :我们在合同审查、盖章等场景下需要快速的判断纸质文本与审核过的电子文档是否一致,合同比对服务能够帮助我们快速的判断不同版本文件的区别。另外我们也提供了俩个版本的解决方案,一个是中小企业的版本,一个是中大型客户的AI文本比对能力。
▪合同风险审查 :依据规则和要求,可对企业内部合同的合规性进行自动审核;支持根据定义规则,提示风险内容和法条推荐,辅助法务部门提升合规性管理和效率。
▪合同全流程管理 :通过建立合同中台,我们可以从合同的角度去跟踪公司运行情况,合同的草拟中法务和业务人员的互动、合同的详细审批流程与审批意见、合同的履约计划和执行情况、合同的变更和归档的记录等等。合同全流程的管理将有效辅助企业落实制度要求,规范流程、防控风险、提升效率。
▪支持源码交付 :对于企业集成等应用场景,我们的方案支持源码授权交付,保障用户在不同的应用阶 段、不同层次和不同规模的服务需求都能得到满足,解决后顾之忧。
3、不知道该系统有没有应用过的成熟案例,是否可以为我们列举一二?
答 :我们的解决方案已经在多个行业内做到了落地,其中有房地产、煤焦化工、汽车制造等行业。
比如,某煤炭企业,构建了覆盖全集团和子公司的合同管理系统,该系统对接了内部的统一身份管理平台、BPM中心、财务中心等平台,提供合同全生命周期管理、多信息系统打通,全面整合企业业财法在合同管理中的具体工作。实现企业降本增效、合规风控、辅助经营,推动集团数字化转型,从而提高公司合同管理业务信息化水平。对于合资和控股子公司,通过对接将合同全部上传到集团公司,由集团法务进行合同的审批和查阅。
再比如陕西一个合作伙伴,他们承接了国内的某国企的资产管理运营项目,整个项目包含的模块较多物业管理、合同管理、商机管理、招投标管理、独立APP等。甲方对于整体的项目时间卡的很紧,各个功能模块的复杂度又很高,他们通过采购我们的合同管理系统并做适当的定制开发,极大的降低了软件研发的周期和费用,也取得了更高的客户满意度。
(来源：新视线)
