10月11日，由智享会与法大大联合出版的《工作模式与内容的灵活管理》调研报告正式发布。在数字化浪潮席卷各行各业的当下，企业该如何顺应时代发展、完善工作模式与内容的灵活管理，是人力资源管理者亟需思考的问题。
报告中详细解析了8大名企的未来办公模式探索之路，接下来，我们将与您逐期分享欣旺达、周大福、软通动力、中骏集团、VMware、帝斯曼、开利、鼎捷软件8家企业的最佳实践案例，以期为您提供企业灵活管理方式的参考。
本期案例：欣旺达(全球锂离子电池领域的领军企业)
分享嘉宾：欣旺达HR数字产品部负责人杨宁、共享服务中心运营部负责人陈云
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项目背景
欣旺达于2020年立项电子签项目，疫情初次爆发时，为避免业务受到影响，急需数字化方式来辅助业务的推进。在此期间，在政府支持与数字化浪潮的背景下，欣旺达看到了通过电子签达成合同签署的可能，劳动合同电子签项目也在欣旺达应运而生。
前期分析
合法性
电子签首要应用的场景是具有法律效力的合同文书，例如劳动合同等场景。因此首要考虑的即是合法性，即所采用的电子签服务是否具有符合法律标准的有效性。
落地性
欣旺达在选择供应商时，更多地考量各供应商的标杆用户使用体验和使用场景的覆盖度。在选型的过程中提前了解实际可应用的场景以及过往案例的使用体验，确认电子签服务是否能够有效落地，渗透包括但不限于劳动合同签订的日常业务使用场景中。
契合度
契合度问题基于企业实际的业务场景。欣旺达由于用工结构的复杂和商务内容的多样性，期望电子签供应商同时能针对性地具备成熟解决方案，和企业自身的高频需求场景进行良好匹配。
电子签名应用场景
劳动合同签署
劳动合同签署是欣旺达最先应用电子签的场景，在21年2月正式投入试点使用。经过逐步的试点范围扩大，在21年7月实现了全集团推广和使用。同时，欣旺达将电子签应用的场景覆盖到续签、改签劳动合同等后续场景，累计签署了7.8万份电子合同。
除了劳动合同签署外，由于用工结构的多样化，欣旺达也在派遣协议、三方服务协议场景使用了电子签。由于电子签的保存效果、鉴定有效性比传统的纸质合同更有保障，可以规避更多用工法律风险，从另外一个层面实现降本增效。
其他工作场景的扩充
薪资确认单、离职证明、绩效确认等其他工作场景是欣旺达推行电子签的下一步应用，通过个人签章的服务让员工能够在线快速签署。
扩充的这些场景一方面覆盖到所有具有法律效力的合同文书签字场景，另一方面是日常办公中，需要员工去签字确认的场景。在培养员工全面使用电子签习惯的同时，也将整个人力资源的系统数字化产品与电子签相联系并打通。
多维度价值体现
签署流程时间缩短
欣旺达集团有多个厂区与多个公司主体，也就意味着有多个法人公章;若以传统的纸质签署模式进行，签一份合同的周期达到7-14天。当出现合同调取需求时，厂区之间的周转也颇为费时。采用电子签后，线上签署流程则只需半天，调取则更加便捷，极大地缩减了办事流程的时长，提高办事效率。
签署成本降低
欣旺达在采取电子签后，节省了大量的纸张成本、档案存储管理的场地以及人工成本。经核算，传统纸质合同每份的成本为3元以上，电子签模式则将每份合同的成本控制在1元左右，缩减了60%的签署成本。
减少人工误差
和传统观念对电子签安全性的担忧不同，欣旺达在实践中指出电子签可以提高合同签署的安全性与准确性。传统的盖章由人工操作，难免出现误差，难以保证不会出现选错公章、档案丢失等错漏情况。而在电子签的模式下，签署时企业方不再需要人为选取公章，而由系统自动绑定，从而降低了出错几率，因此反而减少了法律纠纷的出现。
提升员工体验
电子签的便捷性也为员工体验带来了提升。员工原本签订合同时还需在劳动合同、保密协议、入职材料等其他协议上一一签字，耗时需要十几分钟到半小时。而更换为电子签后则只需5分钟即可。此外，后续调取合同时，员工也可以直接线上下载电子合同，而无需线下申领。
内部推广
欣旺达指出，办公室职员对电子签的接受度较高，在日常生活中本身对电子签署已经有一定的熟悉度。生产线工人在准确签署和身份认证要素上则可能都不够齐全、成熟。
在整个推广实践中，欣旺达也陆续遇到相应的问题。在这个过程中，欣旺达联合法大大针对所遇到的这些问题给予了相应的个性化解决方案，在个案解决完成后，将具有通用性的内容总结在标准化的解决方案模块中，以便以后做出更高效的服务响应。
投石问路：法律风险下的电子签实践方式
在电子签可行性的探讨阶段，欣旺达的法务团队也给予了法大大有力的支持，并收集社会上过往相关案例的判决情况。例如深圳等地的判例中包含电子合同作为合法证据的情况，以及电子签本身相关纠纷的案例收集等。
过往案例的判定固然给电子签应用的合法性打下基础，但由于不同地域的承认度仍不统一，面对这样的问题，欣旺达在评估风险后选择在建立后续的风险防范措施与后续流程的基础上尽可能广泛地推行。
欣旺达指出，目前电子签的法律纠纷是一个概率性事件，实际操作中因电子签而产生的纠纷相对较少。鉴于电子签带来的各方面降本增效价值，企业值得作为先行者进行电子签的实践与推广。
下一周，我们将为您推送知名珠宝品牌“周大福”的最佳实践案例，敬请关注。
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