香港《星岛日报》

　　人在职场行哪能不开会？

　　怎样把会议的功能发挥至百分百

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　　会议是一个放大镜。作为上司，可以在会议中观察下属，而身为下属，亦可以趁此机会表现自己，效果会比在上司看 不到的地方默默努力来得快而准。

　　还记得踏入职场后，第一次开会的情景吗？那时的你，是否紧张？忐忑？不知所措？那么，现在呢？

　　开会，就像谈恋爱——刚开始时难免战战兢兢，生怕有什么差错。然而，当开会已成习惯，大部分人都会放下那份敬 畏心，甚至会变得厌倦或抗拒。且听一下大家的心声：“浪费时间！”“最好不要开啦。”“下午的会议最痛苦了，因为吃饱 了午餐总是想睡。”“最好不用我准备什么啦。”

　　上面有没有你的心声？然而，无论多么讨厌会议，遗憾的是只要身在职场，就永远没法逃离“开会”。

　　既然一定要面对，何不放下成见，中立一点？我们不得不承认，有些会议是必须的。

　　一个有效的会议，需要与会者的共同努力。回想一下，我们为什么要开会？就是希望在会议中有所得，得到讯息或传 递讯息，最终把问题解决。

　　其实会议是一个放大镜。作为上司，可以在会议中观察下属，而身为下属，亦可以趁此机会去表现自己，效果会比在 上司看不到的地方默默努力来得快而准。如果你是新人的话，就更可以趁机树立一个专业人才的自我形象。

　　参加会议：留心开放

　　在公关公司从事策划工作的潘小姐，每次开会都会坐得笔直，还会注视说话的人，好像对对方的发言感到非常有兴趣 的样子。但其实，她心里正琢磨怎样应对或批评对方的论点呢。她在对方的谈话中得到很多有用的资料，而在追问对方说话的 漏洞时也会用温柔的语气包装过。

　　听人说话的时候，不妨把自己当成一个侦探。言语的意义太丰富，说话中往往有很多漏洞，在别人发表言论时，要抓 住每个可能会引起误会的地方，就必须用心才行。

　　此外，也要用开放的心态接受一切讯息，对方提出的可能会超过你的准备和想像；但是要留心不要让对方偏离会议的 主线太远，要控制会议的局面。

　　作为会议的席上客，还有一些小技巧要注意：

　　坐在前面：虽然坐在前排较显眼，但却可令自己更专心，也可令发言人对你留下更深刻的印象。

　　注视对方的眼睛：注视发言人的眼睛，给别人专心、诚实、认真、自信的感觉。

　　踊跃发言：千万不要抱着“献丑不如藏拙”的心态。最好踊跃发言，这是培植自信的维他命。

　　常带微笑：微笑不只是自信的特效药，更有同化他人反对意见的魔力。

　　主持会议：认真准备

　　丁小姐刚刚升为副主任，就奉命主持召开项目会议，参与人数更多达50人。她算一算，还有3天时间准备。她先跟 上司讨论会议的具体内容，又请上司说说她有没有要改善的地方，然后整理好了所有的文字资料。

　　会议结束时，做了充分准备的她做了简洁生动的总结，把复杂的问题条理化。结果，老板非常满意。

　　要像丁小姐般成功主持会议，有不少秘诀可参考：

　　如果你是会议主持，你可决定会议的形式。记着会议的方式不一定是一成不变的，不妨根据情况而采取一些特别的形 式去进行，或是加插小活动如小组讨论、小游戏等，可以令效果更好。

　　在准备讲稿时，不时以参加者的角度去反思自己会议内容。例如：这些内容会不会太沉闷？这些资料会否太复杂？

　　若希望参加会议的人有所准备，例如在会中分享意见或讨论，不妨预先将资料给有关人士，让他们及早作好准备，这 样便可事半功倍。

　　在会议中切忌长篇大论——想想若你是与会者，那会多沉闷？长话短说，准备足够的视像设施，以引起与会者的精神 和兴趣。此外也不妨想想，有些议题并不是非在会议中提及不可的，在其他情况提及可能会有更好的效果。

　　凡事都有个中技巧，主持会议、参加会议也一样。主动去学习，什么时候都不晚。

　　第一次主持会议，压力很大？新人在大型会议上的首次发言有些像做show，所以不妨事前为自己建一个小型的智 囊团。

　　突如其来的会议是不是像灾难？不用担心，与会者都会知道你是临危受命，只要冷静自信，尽量利用手上所有资源， 灾难也可以变成成功。

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