会议的经济与不经济

　　有这样一组数据令人咋舌：从1991年到2003年的13年间，中国行政管理费增长了10.33倍，同期财政 支出增长了6.28倍，国民生产总值仅增长了4.41倍。在财政支出中，全国一年会议支出就高达1000亿元。这10 00亿元花得是否经济，是否体现出效率，可以从经济学的视角对其进行分析，然后再厘清会议成本控制的思路。

　　会议的成本分析

　　在经济学上，衡量某种产品和服务是否具有效率，就看其边际成本与边际收益能否等值。边际收益是指人们在某个数 量水平下愿意为单位产品支付的价格，而文山会海的成本远远高于老百姓愿意为这样的产品买单的价格，因此这样的产品和服 务提供是效率缺失的。那么，在一场会议中会发生哪些成本呢？

　　会议的成本包括直接成本和隐性成本。会议固定费用和会议弹性费用都属于直接成本。从会议准备到会议结束所必须 开支的经费属于固定费用范畴，包括车船机票、市内交通、住宿、会场租赁、就餐、资料费等；会议弹性费是指在会议过程中 非硬性支出，可以部分节约压缩的费用，包括考察学习，研讨、会议记录、摄影、旅游费用等。而会议隐性成本是指会议人员 由单位支付的工资及附加费。

　　从会议成本构成中可以看出，不仅会议弹性费可以压缩节约，会议的固定费也可以通过减少会议时间、合理选择会议 地点和合并减少次数，来控制会议成本。

　　会议的目的就是信息的交流与传递，在实际工作中并不是所有会议都需要进行面对面交流，如果会议只是宣读文件， 完全没有必要在同一时间同一地点把几十人、几百人、甚至上千人集中起来而花费巨大的成本。为了实现信息传递交流的目的 ，可以设计多个方案，通过比较不同方案成本开支的大小，来选择确定其中费用开支最少的一种方案，并据此方案支出或使用 财政资金，这种方法就是公共支出效益分析方法中的最低费用选择法。

　　开会方式的选择

　　2003年抗击非典期间，北京、广州、香港和台湾四地的专家通过视频会议系统，研讨交流病毒的研究以及疫情控 制经验，是一个视频会议的经典例子。

　　随着信息技术的完善和通讯工具的发达，信息传递和交流不必再完全依赖传统的会议方式，互联网时代的信息传递、 交流方式已经多样化，选择费用最低的方式就成为控制会议成本的重要方法。电话、传真、电子邮件可以传达信息，但存在无 法面对面交流的障碍，而视频会议系统则可以解决这个问题。

　　青岛环卫局一直期望能够建立一套高效的会议系统来提高办公效率，同时也为市局行政办公和管理节约大量成本。经 过详细的需求分析及严格的测评后，安装了瑞福特公司的视频会议系统，其中九个点的会议室覆盖了整个市局、各基层会议室 及其他相关科室，实现了电子会议，有效进行日常管理工作和行政事务的沟通，提高了办公效率，节约了成本。对于全国性会 议来说，通过视频会议系统可以避免与会人员的舟车劳顿，而且可以大大提高效率，节省费用。

　　会议的预算控制

　　对会议所产生的财政支出进行成本控制，说到底是个技术性要求不高且操作性较强的手段，但这样的操作必须基于政 府部门有成本控制的意愿和动力。就湖南衡阳县压缩会议支出的做法来看，政府部门的动力来自财政压力而非自觉行为。

　　按照公共选择理论的观点，政府官员与普通人一样其行事的准则也是追求自身利益的最大化。以文山会海为例，不仅 领导，一般公务人员也热衷开会，以会代管、以会创收、以会享受、以会逞威、以会邀功、以会混事、以会安抚，每个人都可 以通过开会获得自己个人所需要的东西，开会甚至成为获取个人福利的一种方式。

　　从这个角度出发，文山会海现象难以解决的根子在于政府官员的自我利益最大化的追求，因此，解决问题的关键最终 需要落脚于建立制度约束机制，并且完善监督机制。成本化管理还需辅之于完善的预算编制，严格执行财务制度，这样才能避 免会务费成为什么开支都可以装的大箩筐，最终使得开得不够经济的会议变得经济起来。

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