教你正确写电子邮件

　　这并不是耸人听闻，每天都在使用电子邮件的你，可能会因为没有掌握正确的使用方法而被老板开除

　　最近有组关于电子邮件的惊人数字被公布。

　　美国管理协会和电子政策学会发布了2006年办公室的电子邮件、即时通信和博客的调

查报告：在美国，超过1/ 4的公司解雇了违反公司电子邮件政策的员工，从2001年的17%上升了9％；此外，还有4％的公司解雇了不适当使用 即时通信和博客的员工。

　　电子邮件方便、快捷和易于掌握，使它成为最近10年中最重大的商业管理工具之一，它可以使公司高层执行人员有 效管理遍布在全球的所有员工，与多个股东通信，甚至有时用来与媒体沟通。

　　正是电子邮件的优点，让我们常常随意地把它当作日常谈话的工具，使它迅速成为公司和员工的巨大威胁。你知道吗 --当你删除了电子邮件很久之后，它会突然冒出来，成为本地报纸的头版头条，或者在法庭上作为不利于你的证据提交给法 官。还有，你发送的邮件将被远远超出你预期的人收看，而邮件的内容会被怎样理解，谁都无法事先知道，很快你就会发现用 来娱乐的邮件大大冒犯了其他人。

　　永远无法被销毁

　　因此，首先需要明确几个事实：

　　1.电子邮件实际上是无法被销毁的，它永远存在，或许在你的已删文件夹，或许在你的发送文件夹，或许在公司的 备份磁带，或许在邮件的原发送者或接收者的计算机里，或许在邮件的打印稿中。

　　2.电子邮件并不总是私人的，即使在美国，雇主也有相当大的权力监控雇员的电子邮件。

　　3.电子邮件从来无法匿名，一个好建议是不要发送任何电子邮件，如果它有可能让你尴尬地出现在本地报纸的头版 头条上或者法庭上。

　　1995年，美国法院判决雪弗龙公司赔偿4位女员工220万美元。原因正是这4位女员工通过公司的电子邮件系 统收到了同事转发过来的电子邮件，题目是“为什么啤酒比女人更好的25个理由”，她们认为这封邮件严重骚扰了身为女性 的她们，而公司的邮件系统为这些

　　公司的员工仅仅转发电子邮件，就让公司付出了220万美元的代价。美国的律师敏锐地发现电子邮件将是下一块有 利可图的沃土，于是很多调查公司专门收集公司废旧的被淘汰的电脑硬盘，从硬盘中恢复出该用户曾经有过的电子邮件作为法 庭的证据，以前那些到公司的垃圾箱中收集纸张的商业间谍大部分将失业了。

　　在美国司法部诉微软的反托拉斯案例中，比尔盖茨所写的一系列电子邮件，其中很大部分是关于如何以严厉的价格政 策压迫竞争对手，特别是网景公司，这些电子邮件成为微软公司涉嫌违反托拉斯法的重要证据，差点让微软公司一分为二。即 使最后微软险胜，也让微软付出了几十亿美元的诉讼成本。

　　从法律上来说，在公司发出的电子邮件将被看作公司的官方记录，和商业信件有同等的地位，无论是你自己写的还是 转发的。如果电子邮件被滥用，对于公司来说，将陷入各种各样的麻烦之中，轻则损坏公司的名誉，重则被法院判罚，对于私 人公司的雇员来说，它意味着被解雇、拘留和被控告；而假如你是政府职员，那么这将成为你工作履历的污点。

　　卡特里娜飓风发生之后，美国众议院为了评估联邦应急管理局的工作，该局职员在这个期间所发送的电子邮件被作为 评估的材料--实际抽样了1000封电子邮件，该局主任布朗迈克尔很尴尬地发现自己那些轻率对待工作职责的电子邮件被 置于媒体的头版。在飓风发生之后的上午，他写电子邮件给该局宣传事务的副主任说：“我可以离开了吗？我可以回家了吗？ ”几天之后他写给一个朋友说：“我现在被困了，请救救我吧。”很快他辞职了，却成为“前主任”而不断被媒体文章所牢记 。

　　不要轻率地写电子邮件

　　电子邮件已经取代了非正式谈话，实际上，员工使用电子邮件是如此放心，以至于那些不会写在纸上的内容或者不敢 大声说出来以避免被偷听的话，都将它们写在电子邮件中。波音CEOHarryStonecipher和一位公司女职员 传出了风流韵事，这并不会导致他被解雇，可是他不恰当地在电子邮件中露骨地和恋人谈情说爱，最后董事会解雇了他。

　　鉴于电子邮件对公司的巨大威胁，公司往往建立关于电子邮件的政策，违反政策的员工很有可能被解雇。电子邮件政 策基本上来说包含用公司的电子邮件可以做和不能做的所有方面：电子邮件的危害；电子邮件好的实践；电子邮件用于私人使 用的限度；电子邮件对公司网络资源的消耗；列出被禁止的内容；定时删除电子邮件；电子邮件监视等等。

　　在公司公布了电子邮件政策之后，如何有效地使用电子邮件，以避免伤害你自己和你的公司呢？

　　首先，像写商业信件一样，清晰、准确、诚实地写电子邮件。

　　其次，仔细编辑电子邮件的语法、标点和拼写，以避免误解。

　　再次,如果写信、打电话或者面谈是更好的方式，请不要使用电子邮件，非用不可时才使用电子邮件通信。

　　而且，你不能销毁任何一封电子邮件，如果它关系到法院的传票或者法律案子或者政府调查。如果你违反了，你和你 的公司将承受严重的后果。从任何角度来说，电子邮件都比传统信件难以销毁和更少私人性。

　　当然，你更不应该发送任何这样的邮件--如果别人觉得它带有侮辱性，特别是讨论种族、性别、年龄、宗教、种族 划分、民族起源、残疾人或者跟性相关的。尤其是在美国，也许中国目前还没有太多人注意到这一事项。

　　接着，不要发送任何涉及个人隐私的邮件，它很容易被转发到出乎你意料的接收者，事先预料到哪些人会读你写的电 子邮件是非常困难的。

　　重要的一点，不要在电子邮件中违反

　　最后，在你打开任何一封发给你的电子邮件时，你都应该想想：我认识邮件的发送者吗？邮件的主题和工作相关吗？ 附件是我期待的吗？不然轻则泄露你的机器的一些秘密，重则感染计算机

　　数字时代的书写

　　滥用公司的电子邮件导致了严重的不良后果，那么扩展到私人邮件领域呢？

　　一方面，能通过互联网穿越空间阻隔同相隔数千里之外的亲人免费地交流，另一方面，自从用上了电脑和手机，我们 就很少动笔了。是的，我们常常写电子邮件，发送短信，甚至相互交谈，我们比以往更多地出现在彼此的生活中，至少是在彼 此生活的边缘。但由于是即时交流，所以交谈内容都是随意的，很快就会忘记。谈话内容更像在开公司会议而不是家庭相聚。

　　在电子邮件时代，再也没有连日思谋动笔的内容，没有优雅的文句和逻辑严谨的篇章构造；而对于邮件的接收者，没 有航空邮件以及异国他乡的邮票和邮戳的到来，没有了小心翼翼地打开信封，也没有了轻轻地展开信纸。我们沟通的质量显然 同沟通的便利程度成反比。

　　其实，我们并不知道电子邮件的兴起究竟给人类的交流和值得回忆的历史带来怎样的影响，历史上的各种伟大技术早 就给了我们提示，青铜、炸药、原子能，甚至印刷术也不例外。技术本身是中立的，善用技术才是福音。要做技术的主人而不 是技术的奴隶，所以在电子邮件时代，请偶尔给妈妈或孩子写封信，或是发张明信片。

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