开好会议四要诀

　　秦德君

　　会议是行政过程中的重要环节，不仅是人们了解领导者风格、能力和形象的通道，也能透析、折射出公共行政的质量 。但中国传统的行政模式和行政效率，造成了目前机关会议的诸多顽疾。

　　一篇《关于“会议”的经济学分析》文章指出：中国的文山会海积重难返，省地市县乡、工业口农业口文教口计划生 育口、党委团委人大政协妇联……每天的会多如牛毛。在政府综合部门的一个处级干部，一天参加三四个会属于正常，一个星 期下来，家里多出七八个装文件和礼品的纸袋子也属正常。对此，社会各界的反应十分强烈。

　　创新会议形式

　　本来，会议是用来解决问题的，可以在同一时间内，将同一信息发散给不同对象或让不同对象参与某一问题的讨论和 决策。因此，会议其实是一种很有效率的行政工具。但眼下政府及部门会议之多，领导“赶会场”是各地普遍的现象。据《新 华日报》报道，南京市政府曾专门发出文件，就市长们批文、开会、调研等做出明文规定，不允许市政府各部门动不动就要请 市长们参加会议，不让市长们在会议圈中“赶场子”。全国不少地方也都曾发过这方面的文件，但时间一长，“赶会场”现象 又卷土重来。

　　这种“赶会”形象，固然有下级部门“邀请”的因素，但行政首长权力过于集中才是更主要的原因。下级部门的会议 之所以热衷于邀请上级首长参加，一方面是为提升会议的重要性，另一方面也与许多事情下级部门“作不了主”相关。过多过 滥的会议，不仅滋生了官僚主义，形成繁忙假象，束缚了生产力的发展，而且也反映了政府职能转变的滞后。政府机构庞大、 人员膨胀，管着许多管不了也管不好的事，许多事情政出多门，只有通过开会相互扯皮。

　　在2004年“两会”上，国务院总理温家宝曾针对不少地方的领导干部陷于文山会海而不能自拔的情况说：“20 03年非典那么厉害，我们没怎么开会就把事情办了，并且把抗击非典这件大事办得还不错。这说明不开会也能把事情办好。 ”的确，这是一个很能说明问题的例子。很多问题的解决，并不一定需要开会，而很多会议并不一定能解决问题。

　　当然，程序式会议、礼仪性会议有时是必不可少的，但也应恰到好处。而没有绩效的会、形式主义的会、低效率的会 和纯属作秀的会，是严重影响行政形象的。因而,一方面应尽量少开会，要通过转变政府职能、通过其他更有效率的行政运作 方式来弱化会议功能；另一方面要创新会议形式，提倡开小型会议、开“连会”、“套会”，尤其要充分利用各种现代化传播 手段。

　　控制会议成本

　　一项以上海15所高校、600名党政干部为调查对象的调查报告显示，会议存在的问题通常集中表现在三个方面： 一是会议成本意识不强，召开会议有随意性；二是会议总体质量不高，拖会、陪会、内容不集中的会时有发生；三是会议效果 难以体现，往往会开过就等于把“上级精神”落实了，缺乏有力的检查考核措施。在这项调查中，约有20％的被调查人认为 ，现在召开会议几乎甚至根本就没有“会议成本”意识；对自己参加或主持会议的质量，虽然有约60％的人认为“尚可”， 但评价为“很高”的却寥寥无几。

　　据报道，2000年5月22日至24日，国家电力公司在武汉召开了主题为“强化干部管理、提高干部素质”的人 事干部工作会议。会议由国电公司主办、华中公司承办，125名国电公司及公司系统内各单位的主要负责人和人事部门负责 人与会。审计部门在2004年的审计中发现，这个只开了3天的会议，花费达304万元，人均耗费2.4万元。其中食宿 费用91万元、接待费用82万元、礼品费用99万元以及做假账发生的费用32万元。

　　其实，会议成本并非是简单的费用概念，更重要的是时间、时效、概念，因为最宝贵的时间可能被无效益的会议所消 耗掉。2004年的“两会”在会风上有了相当大的改进：首先是会期缩减了4天，休会也由以往的一天改为半天，仅会期压 缩一项，就可节约开支上百万元。此次会议还采取了一系列精打细算、厉行节约的措施，包括：代表和工作人员全部用IC卡 就餐，并实行住地联网，以便及时掌握就餐情况，控制就餐经费；会议期间严禁大吃大喝、严禁宴请；大会秘书处组成机构在 保证大会顺利进行的前提下，秘书组、总务组、新闻组、组织组不住宾馆，在机关办公；大会在住宿交通安排上，代表团驻地 相对集中，以提高客房使用率，尽量减少租房数量，为减少会议车辆，缩短代表车队通行时间，减少对市民的干扰，各代表团 参加大会、联组会和机场接送均乘坐大客车，参加大会主席团的各省、市、自治区的领导同志集体乘坐中巴，尽量减少公务用 车；大会不再专门购置大型办公设备，等等。

　　严格会场纪律

　　事实上，“不严肃对待会议”的现象，在行政会议中是常见的，如迟到、早退、中途走号、请人代会、思想不集中、 台上开大会、台下开小会、会场进进出出、吞云吐雾、手机铃儿响叮当……

　　会纪松散，不仅影响会议质量，也严重影响会议形象。会议不开则已，开则必须纪律严明。苏维埃时期，列宁主持和 参加会议的严肃态度，给人们留下深刻印象。列宁绝不迟到一分钟，并坚决地与迟到作斗争，他要求每人到会的时间必须记录 在人民委员会和劳动国防委员会的会议记录本上。列宁不容许会场随意交谈，禁止吸烟，并要求保持屋内空气流通。会议是在 极严格的秩序下进行的，保持着绝对的肃静。每个发言人发言的时间不准超过三到五分钟。

　　斯大林在论述列宁时说：“通常，伟大人物照例是开会迟到，使会场上的人望眼欲穿地等他出现；而且在伟大人物就 要出现之前，会场上的人彼此警告说：‘嘘……静一点……他来了。’我当时觉得这一套并不是多余的，因为它能令人肃然起 敬。当我知道列宁比代表们到得更早，躲在一个角落里朴实地同那些参加代表会议的最平常的代表们进行最平常的谈话的时候 ，我是多么惊奇啊。老实说，我当时觉得这未免有点违背某些必要的常规。后来我才明白，列宁这样朴质谦逊、不愿表现自己 、至少是不想惹人注目、不摆架子的特点，正是他的最大长处。”

　　注重会议质量

　　美国一名共和党人曾回忆老布什开会的风格说：“布什总统总能使参加会议的人围绕同一个主题展开讨论。当与会者 偏离航向时，他能以最快的速度把他们引导回来。因为他非常忙，所以他参加的会议通常没有什么废话，大家也不会开什么玩 笑，总统希望每次会议都能迅速地切中重点。”

　　当今世界各国政府对于提高会议质量和效率，都是相当重视的。而提高会议的质量、绩效必须力戒以下几方面：

　　一戒“长”。要坚决杜绝马拉松式的长会。会议必须预定时间，对议程进行限制，保证按时结束。一般情况下，必须 在规定的时间内做出会议决议，并无条件地宣布散会。从与会者的生理角度看，会议中人脑思维最佳状态一般可保持约60分 钟。故一般工作性会议最好用时一小时左右，一些全局性重要会议，也尽可能控制在两小时左右为佳，以保证与会者有良好的 精力状态和接受力。

　　二戒“频”。有这样一种说法，一个组织如果以超过25％的时间用在开会上，那么这个组织有可能是一种“病态组 织”。三天一小会、五日一大会，不仅表明行政运作中存在“习惯化政治动员”之依赖、不擅长制度化管理或制度化管理程度 低、部门的职能存在混淆的问题，而且还表明领导者与基层、与实际领域、与不断发生的新情况新局面，存在着某种隔阂。

　　三戒“空”。只求轰动效应、没有实际效果的会要杜绝。会议要“议”，议要有“决”，决要有“行”，行要有“果 ”。要通过科学的方法对开会模式进行创新，如不一定按程式先主持人开场白、再若干单位发言、最后行政首长总结讲话。基 层单位开会更要开门见山，直奔主题，以短平快的方式力求实效。

　　四戒“奢”。会议主题要鲜明，会风要简洁明快。要控制会议规模、降低会议档次、减少会议成本、反对铺张浪费、 营造简朴的氛围。可发可不发的材料不发，至于“纪念品”之类，更在禁止之列。

　　五戒“陪”。陪会、赶会、陷于会议而不能自拔，极大地影响着行政形象从而也影响领导者的公共形象。如果会议主 席台上，经常出现与会议主旨并无多大关联的领导者，人们便会有一种领导者沉湎会议、时间运用不当的印象。