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市场经济竞争 看企业如何开会


http://www.sina.com.cn 2005年07月12日10:29 《决策》杂志

  本刊记者 (钟军)如何提高会议的效率?说到底还是制度的问题,有了制度约束,才能有效提高效率,节约时间 。在市场经济竞争环境下生存的企业,特别是经过竞争取得成功的大企业的会议制度,值得政府借鉴。对企业而言,时间就是 效率,时间就是企业的生命。规模大的公司,都会有一套完备的会议制度,非常有效。

  会前。首先要对会议进行分类,针对不同的会议采用不同方法区别对待。简单说来,
会议可以分为报告型、讨论型两 种,前者重在表述、传达观点,后者在于议事,而往往效率不好控制的会议正是后一类。

  会前做好必要的功课,有专门人员为会议做充分的准备工作,会议班子是所有大企业必不可少的部门。事先在头脑中 模拟会议的进程,防止形式上的疏漏影响会议的效果,不开无准备的会,不开无目的的会议,可开可不开的会议就不开;不开 多议题的会,每次会议只解决一个中心议题,重点多了自然也就没重点;与议题无关的人员不要参加会议。

  有位领导曾经说过这样一个故事,由于一次会议使自己丢了两次人。某日他应邀赶到会场发现空无一人,立刻打电话 给会议组织者,问地点是否弄错了,后来得到的答复却是会议的时间在明天,于是乎悻悻而归,可第二天到了开会的时间,会 场又找不到这个领导了,原来这个领导将手机丢在了办公室,自己在会议室开另外一个会,说话忘记了时间。试想,如果会议 组织者让该领导明确了参会的时间地点并加以强调,并在组织内建立规范的会议制度,完全可以避免这种情况发生。

  会中。会议不按时召开是拖延会议时间、降低会议效率的一个重要因素,在会议召开之前,通报缺席和请假人员,对 于迟到人员需要给予一定的制度约束,例如很多企业推行的罚站或者罚款制度,迟到者自动罚站与迟到时间相同的时间,或者 自动罚款与迟到分钟数相同的金额等,这些都会从制度上约束相关人员按时到达会场。在贯彻这些制度的过程中,领导是否按 制度办事是制度能否发生效力的关键。

  有一个很生动的例子,联想创业初期,所有的创业人员都来自中科院系统,对于会议没有足够重视,柳传志就带头倡 导了“罚站一分钟”制度,无论是谁,只要是联想员工,无论开什么会议只要迟到了,就自动罚站一分钟。一位柳传志的老师 ,在联想的一次会议上开会迟到了。根据联想的规定,柳传志当时立即说:请罚站一分钟,下班后我到您家赔不是。老师的脸 当时就红了,但他还坚持罚站了一分钟,自从那以后每个开会迟到的人员都会自动罚站一分钟。这就是联想文化的具体体现之 一。

  在会议进行中,主持人应反复强调会议目的,以统一大家认识,并要求与会者共同努力以实现预定目的,把争论限于 对实质问题的讨论上。不做离题讨论;不重复别人已经讲过的观点;对于构思不成熟的创新型观点,应鼓励会后继续完善并提 交书面建议;不能开议而不决的会议,做到“会而有议,议而有决”。多次会议才能解决的问题,应当明确宣布暂时休会,并 宣布下次会议的进一步要求,提醒大家早作准备。

  会议要少而精,为提高效率,站着开会也无不可。日本科技厅政策研究所会议室就没有椅子,更没沙发,从来是站着 开会,以提高效率,便于交流。

  会后。每次会议结束以后,都需要将会议成果文字化,形成会议纪要,经过相关领导确认后传达给相关人员,统一大 家的认识,为以后的会议奠定更深入讨论的基础。会议纪要这种基础性的工作往往容易被忽视,但其实很重要,它是会议成果 的表现形式,经过确认的会议纪要可以作为团队的行动依据。

  会议纪要中最重要的是会议结论以及待落实的行动要求。会议结论要采用尽量客观、避免歧义的词语来描述会议的成 果,并条理化;对于待落实的行动要求,要明确表述出“什么人在什么时间之前以什么方式完成什么事情”,并需要有专人负 责落实。

  有位县长曾抱怨说,为了决策是否修一条柏油马路,仅是组织县里的多个部门召开协调会不下十次,可仍然没有结论 。问题的关键就在于每次大家坐下来,都讨论的是同一个问题,市政说市政的、环保说环保的、交通说交通的、规划说规划的 ,大家都认为自己的观点表达完了,似乎对方也接受了,会完了也就完了,一切恢复到开会前,可没有落实到文字上的东西大 家都会按照自己的逻辑去理解、执行,因此无法有效推动问题的解决。

  政府从企业会议中到底需要学什么?“不是管理中会议太多,而是缺乏对会议的管理”,这句管理学名言真可谓一语 中的。

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